ACTIVITÉS PRINCIPALES

1.Gestion du courrier et des flux documentaires

• Assurer la réception, la distribution dans les services internes et externes, le classement et l'archivage de l'ensemble des flux entrants papiers ;
• Assurer l'acheminement des flux papiers sortants ;
• Apporter son concours dans les domaines relatifs à la mise sous pli et à l'affranchissement.

2.Préparation et suivi des documents numérisés

• Préparer et contrôler les documents avant leur transmission à la CAF de Paris pour numérisation, en s'assurant de leur conformité et de leur lisibilité ;
• Assurer le suivi des envois et vérifier la bonne prise en charge des documents par la CAF 75 ;
• Gérer les anomalies éventuelles après numérisation (documents manquants, mauvaise qualité d'image, erreurs d'indexation) et assurer leur résolution en lien avec les services concernés ;
• Veiller à l'intégration et à la bonne gestion des documents numérisés dans les outils internes de la CAF du Val d'Oise.

Après une formation spécifique, le/la technicien(ne) pourra être amené(e) à assurer le traitement de l'USAPE en partenariat avec la CAF de Paris.

Cette mission consistera, une fois les documents numérisés et déposés dans la corbeille dédiée, à :

• Effectuer une lecture et une vérification des documents, en s'assurant de leur qualité et de leur conformité ;
• Corriger si nécessaire certaines informations, comme le code pièce, afin de garantir un classement précis et pertinent ;
• Réaliser un classement logique des documents et réaffecter les pièces dans les corbeilles adéquates en fonction de leur nature et de leur destination ;

Ce travail, réalisé de manière rigoureuse et rationnelle, permet une meilleure prise en charge des demandes des allocataires par les gestionnaires conseils. Il nécessite également de connaître précisément les différentes corbeilles et leur rôle, ainsi que les codes pièces utilisés pour assurer une gestion fluide et efficace des documents.

Compétences

• Vous disposez d'une 1 ère expérience sur un poste administratif ;
• Vous faites preuve de rigueur et du sens de l'organisation : capacité à assurer un suivi précis des documents, à identifier les anomalies et à les corriger rapidement ;
• Vous démontrez des capacités d'analyse et réactivité : aptitude à identifier les erreurs d'indexation, à vérifier la conformité et la lisibilité des documents numérisés ;
• Vous avez un bon niveau d'autonomie et de prise d'initiative : aptitude à gérer les priorités et à proposer des solutions en cas de dysfonctionnement ;
• Vous disposez d'un bon sens du travail en équipe et coopération : capacité à interagir avec les différents services internes et externes (CAF Pivot) pour garantir une gestion efficace des flux documentaires ;
• Vous êtes en mesure d'exercer les missions confiées avec discrétion.