Mission/Activités

Le poste d'assistant(e) de direction, au sein du secrétariat de direction, est placé sous la responsabilité du directeur.

Dans ce cadre, vous :

• Assister administrativement le Directeur,
• Assurez la circulation de l'information transitant par le service
• Gérez le secrétariat en collectif au sein de l'équipe du secrétariat de Direction
• Assurez l'accueil physique et téléphonique des clients direction
• Gérez l'organisation matérielle du secrétariat pour le siège (suivi des stocks de fournitures, organisation matérielle des réunions…)
• Selon l'organisation en vigueur, vous pouvez contribuer à préparer des instances internes (Conseil, commission, CSE…) et, selon les modalités en vigueur, vous en réalisez les procès-verbaux De manière plus occasionnelle, les procès-verbaux des autres instances de gouvernance de l'organisme ( CODIR, COPIL, projet, réunions …)
• Selon l'organisation en vigueur, vous pourriez assurer, en lien étroit avec le service Ressources Humaines, l'établissement des ordres du jour des Instances Représentatives du Personnel (IRP), l'envoi des convocations afférentes et l'établissement des listes de présence
• Gérez les archives matérielles et immatérielles du secrétariat de direction

Le candidat retenu devra se conformer aux exigences de la Politique de Sécurité du Système d'Information de l'Organisme.

En tant qu'Assistant(e) de Direction vous avez l'envie d'apporter différents potentiels et de développer des compétences métiers diversifiées. Vous maîtrisez les supports de communication professionnelle : téléphone, informatique et faîtes preuve de la plus grande organisation. Vous appréciez de pouvoir développer vos connaissances dans un cadre de travail collectif qui vous amène à travailler en transversalité.

Les principales compétences attendues :

• Maîtrise de l'outil informatique, notamment les logiciels de bureautique (ex. : Word ; excel ; powerpoint ; …)
• Bonne expression écrite (capacité rédactionnelle) et orale
• Sens de l'organisation et rigueur
• Autonomie tout en sachant rendre compte de son travail
• Confidentialité, discrétion, tact, diplomatie
• Sens de la communication
• Esprit de synthèse et d'analyse
• Disponibilité et réactivité

Vous êtes diplômé(e) de formation bac +2 (BTS assistant de direction ou gestion PME-PMI) et/ou vous possédez une expérience avérée d'a minima 12 mois.