Rattaché à la Direction, l’Office Manager gère les flux administratifs quotidiens liés au fonctionnement de ROFIM. Il est garant que ROFIM soit à jour sur l’ensemble des dossiers qui lui sont confiés. Son travail permet à la Direction d’avoir des informations fiables et une gestion transparente.

1/PARTICIPER A LA GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE :

• Veiller à la coordination efficace des parties prenantes pour garantir des dossiers administratifs complets et conformes.

• Assurer la gestion des factures et des notes de frais et des factures de l’équipe permanente

• Suivre les écritures comptables de manière périodique (compta analytique, enregistrement de l’ensemble des dépenses et des produits, comptes clients et fournisseurs, cotisations sociales et des salaires etc.).

• Assurer le classement analytique et l’archivage de l’ensemble des pièces comptables

• Assurer la gestion et le suivi administratif et de l’ensemble des fournisseurs en lien avec l’ensemble de l’équipe

• Préparer les virements

• Relancer les impayés et collecter les pièces comptables manquantes

• Mettre en ligne et le suivi des offres d’emploi de la start-up

• Tenir à jour les informations administratives de la start-up

2/PARTICIPER A LA BONNE ENTENTE  :

• Accueil nouveaux arrivants

• Suivi des Buddys

• Participation aux événements internes avec la communication

3/ASSURER LA GESTION DES MOYENS GENERAUX :

• Gérer le petit matériel informatique et autre (achat, enregistrement)

• Gérer les outils de stockage et de suivi type Drive, CRM

• Gérer les lignes téléphoniques

• Gérer le courrier, les colis et les commandes associées

• Proposer et gérer les prestataires de service

• Gérer les éléments de bien-être du local (café, thé, collations, etc.)

4/RELATION INTERNE / EXTERNE DE TON POSTE :

• Cabinet comptable

• Pouvoirs publics pour la mise à jour des informations

• Direction de ROFIM et tous les salariés, contractuels, stagiaires

• Stimuler l’engagement opérationnel des collaborateurs ,

• Gestion des déplacements des salariés et de la direction

Plus que des diplômes, nous cherchons une personnalité autonome, débrouillarde, rigoureuse et bienveillante, capable de faire tourner un bureau comme une horloge… même quand il manque une aiguille.

• Vous avez déjà une première expérience solide en tant qu’office manager, assistant·e de direction, ou sur un poste aux missions transverses.

• Vous savez jongler entre les urgences, anticiper ce qui va coincer, trouver des solutions quand il n’y en a pas (encore).

• Vous aimez l’ordre sans être rigide, vous êtes à l’aise avec les outils numériques, vous prenez soin des gens et de l’environnement de travail.

• Vous avez le sens du service, le goût du travail bien fait, et un œil affûté pour ce qui pourrait être optimisé, amélioré ou simplifié.

• Vous aimez les structures à taille humaine, où tout va vite, et où vos idées peuvent faire la différence.

C’est un plus si vous avez déjà travaillé dans un environnement start-up ou dans une entreprise en croissance rapide — mais ce n’est pas un prérequis.

Ce qu’on attend surtout : du bon sens, de la fiabilité, et une vraie envie d’être utile au quotidien

• Entretien avec la RH

• Entretien avec la CEO