La Direction des Affaires Culturelles est en charge de la conception et la production d’expositions en gares sur l’ensemble du territoire français en partenariat avec des institutions culturelles locales et nationales. L’équipe est répartie en trois pôles : production, coordination/communication et évènementiel.

Vous aurez comme rôle principal d’assurer le bon fonctionnement administratif du service, notamment via les missions suivantes :

Assister le Directeur des Affaires Culturelles

• Gestion de l’agenda du directeur et de ses déplacements

• Gestion notes de frais du directeur

• Préparation des dossiers avant les réunions (internes et externes) ou rencontres avec les partenaires : Préparation de l’ordre du jour et des documents supports, impressions si nécessaire

• Rédaction de comptes rendus de réunion et envoi aux parties prenantes concernés

Assurer la gestion administrative du service

• Gestion des finances du service (traitement des devis, factures) en lien avec la direction financière de Retail

• Vision d’ensemble de la situation financière du service à travers la mise à jour quotidienne d’un tableau budgétaire complet

• Pilotage des Conventions de partenariat : proposition d’une première version, aller-retour avec les partenaires en lien avec la Directrice adjointe, passage en signature, archivage et suivi du paiement des partenaires

• Gestion des contreparties (invitations, livres…) et tenue d’un tableau de suivi correspondant

• Mise à jour du fichier des partenaires culturels

• Traitement du courrier et des réponses

• Gestion de la boîte mail générique (lecture et transfert des demandes + inscriptions des invitations aux vernissages et autres événements culturels.)

• Archivage des dossiers papier et dossiers numériques

Faciliter le quotidien du service

• Organisation des réunions de service hebdomadaires, établissement de l’ordre du jour, rédaction et diffusion du compte rendu

• Appui à l’équipe en cas de besoin lorsque l’actualité est chargée

• Organisation de réunions régulières avec le réseau des communicants, proposition de l’ordre du jour en fonction des sujets d’actualité

• Pilotage des opérations « influence culture » (type à Arles ou au Festival d’Angoulême) en présence de la Direction générale de Retail et/ou de Gares & Connexions

Formation

• Licence gestion des organisations ou formation supérieure au niveau Licence ou Master liée aux organisations culturelles

Expérience professionnelle

• Une première expérience dans un service culturel ou lié à des instances d’Etat (Ministère, Région, Ville, Département…) pour une compréhension de l’environnement complexe dans lequel s’exerceront les missions

Compétences comportementales liées au poste :

• Très grande rigueur et sens de l’organisation

• Vivacité d’esprit et sens pratique

• Respect absolu de la confidentialité et des process

• Curiosité et intérêt pour les sujets culturels

• Aptitude au travail en équipe et à la coordination multi-acteurs

• Disponibilité nécessaire selon les besoins évènementiels

• Aptitude au travail en équipe et à la coordination multi-acteurs

• Compréhension des enjeux et objectifs de la direction.

• Pro-activité,

• Organisation

• Adaptabilité

• Dynamisme

• Empathie

• Goût pour l’échange

• Autonomie

• Ponctualité

Compétences techniques liées au poste :

• S’exprimer correctement et aisément à l’oral comme à l’écrit

• Synthétiser

• Capacité d’analyse

• Maîtriser les outils Office

• Après une première évaluation de la cohérence des profils avec les compétences attendues, le service RH transfère les CV au responsable de service, qui sélectionnera les candidats à recevoir.

• Le service RH organise les rendez-vous avec les candidats sélectionnés.

• Le processus compte 1 à 3 entretiens, avec le responsable qui recrute, le service RH et un membre CODIR le cas échéant.

• Après débriefing collégial, le service RH contacte le candidat pour l’informer si sa candidature est retenue.