Au sein de l’agence Bespoke, nous recherchons un(e) collaborateur(trice) polyvalent(e) pour structurer notre organisation administrative. Rattaché(e) à la Direction, vous intervenez sur trois volets stratégiques : la gestion administrative des ventes (ADV), le bon fonctionnement des locaux et le support de direction.

Vos Missions :

1. Administration des Ventes (ADV) – Spécialisation Média

Vous assurez la fiabilité du cycle de facturation et le suivi des marges.

• Facturation : Émission et envoi des factures clients ; suivi des achats média auprès des différentes régies (Google, Meta, DSP/Programmatique).

• Contrôle de gestion média : Réconciliation mensuelle entre les rapports d’investissements média et la facturation réelle (détection et correction des écarts).

• Recouvrement : Suivi des échéances, relance clients et gestion des litiges de facturation en lien avec le service comptable.

• Suivi administratif : Mise à jour du CRM, validation des bons de commande et archivage des contrats.

2. Office Management & Services Généraux

Vous garantissez un environnement de travail fonctionnel et organisé.

• Gestion des prestataires : Pilotage des contrats (ménage, maintenance, assurances, énergie) et interface avec le bailleur.

• Logistique interne : Gestion des stocks (fournitures de bureau, consommables cafétéria) et des commandes.

• Accueil : Réception physique des visiteurs et gestion des coursiers/colis.

3. Assistanat de Direction

Vous apportez un support opérationnel quotidien à la Direction.

• Gestion d’agenda : Planification et optimisation des emplois du temps complexes.

• Organisation de réunions : Logistique des déjeuners d’affaires, réservation de salles et coordination des séminaires.

• Administratif divers : Traitement des notes de frais, organisation des déplacements professionnels et aide ponctuelle à la mise en forme de documents.

Venez nous rejoindre pour :

• Relever les défis digitaux du marketing de demain à nos côtés, au sein d’un Groupe labélisé Best Workplace & Trainee experience par Speak & Act (https://speaknact.fr/fr/avis-entreprise/2521-qwamplify-bespoke/infos) !

• Intégrer une équipe qui a un objectif commun : prendre du plaisir en travaillant ensemble !

• Faire partie d’un groupe avec une stratégie RSE particulièrement volontaire contribuant à une vie d’entreprise plus verte et inclusive ! 🍃

• Expérience : 4 à 6 ans minimum sur un poste similaire, idéalement en agence média, agence de publicité ou structure digitale (la connaissance des cycles de facturation média est un vrai plus).

• Compétences techniques :

  • Maîtrise parfaite de tableurs comme sheet/excel (tableaux croisés dynamiques pour la facturation).

  • Aisance avec les outils de gestion / facturation.

  • Excellentes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable.

• Soft Skills (Savoir-être) :

  • Rigueur extrême : La partie ADV ne permet aucune erreur de chiffre.

  • Sens du service : Vous aimez faciliter la vie de l’équipe et de la direction.

  • Discrétion : Manipulation de données confidentielles (facturation, agendas…).

  • Débrouillardise : Capacité à trouver des solutions rapides (logistique parisienne, imprévus).

Conditions

CDI TEMPS PLEIN / 39h + 9 RTT basé à Levallois-Perret
Salaire fixe attractif selon profil
Carte Ticket Restaurant SWILE (10€/jour) + Mutuelle et Prévoyance attractive + prime annuelle vacances Syntec + Intéressement Groupe + Indemnité de Transport / développement durable de 50%

Poste ouvert aux personnes reconnues RQTH

2 entretiens : 1 entretien RH, 1 avec le Directeur Acquisition accompagné d’un Team Leader