En tant qu’assistant.e du service de gestion administrative du personnel, vous serez sous la supervision du/de la Chargé.e administration du personnel, en lien avec les autres Assistants.es Voyages, et en lien avec le service des opérations et les pays d’interventions dont il/elle a la charge, être responsable de l’organisation des déplacements du personnel expatrié et siège de l’association, en France et à l’international. Vous serez également l’interlocuteur.trice privilégié.e des agences de voyage partenaires en matière de gestion des voyages et participerez aux projets, et à l’établissement des politiques et procédures RH au sein du département.

A cet effet, vos responsabilités seront les suivantes :

  Organisation des déplacements internationaux : vous assurez la bonne diffusion des informations entre le siège et les pays d’intervention en matière de déplacements internationaux. Vous appuyez les salariées.es du siège et expatriés en cas de questions sur leurs déplacements. Vous préparez tout document relatif aux déplacements (ordres de pays d’intervention, cartes PUI). Vous participez au suivi mensuel des déplacements.

  Notes des frais : vous controllez l’éligibilité des dépenses des notes de frais du personnel siège et expatrié. Vous preparez et envoyez les notes de frais au service comptabilité pour mise en paiement.

  Politiques, cadre, procedures et outils : vous parcipez à la définition de la stratégie et du plan annuel du service. Vous etes moteur et force de proposition pour la création ou mise à jour des politiques, cadres et procédures, et outils en matière de voyages. Vous participez à la définition et mise à jour des politiques, cadres, procédures et outils au sein du département RH.

  Participation au suivi comptable et financier du service: vous participez au contrôle des factures liées aux dépenses de la carte bancaire de PUI, de la caisse du service et au rapprochement entre les réservations et la facturation des billets d’avion et de train, et à la mise en paiement et entre les réservations et la facturation des hôtels partenaires.

  Développement des relations externes: vous participez à la collaboration active avec les prestataires externes (billetterie & hôtellerie) pour échanger sur les fonctionnements et améliorations possibles. Vous entretenez des liens étroits avec les services voyages des autres ONG.

  Reporting : vous participez à la consolidation de dashboard RH et à la définition et au suivi des tableaux de bord voyage, ainsi qu’à leur analyse.

  Formation 

Vous pouvez justifier d’une formation Bac+2 généraliste ou Ressources Humaines.

  Expérience 

Vous sortez des études avec stage / alternance, ou première expérience professionnelle en assistant.e RH ou voyages. Vous avez de l’expérience dans les ONG ? Ce sera un atout indéniable !

  Compétences 

Vous disposez d’une maitrise des logiciels Office 365. Des connaissance des logiciels RH seront appréciées.

  Qualités requises 

Vous êtes motivé·e pour travailler dans une structure humanitaire et avez de l’appétence pour le support utilisateur. Vous faites preuve d’organisation, de rigueur et de pédagogie, et avez un bon relationnel. Vous êtes réactif·ve, adaptable et avez le sens des priorités.

  Langues 

Le français et l’anglais n’ont aucun secret pour vous ? Tant mieux, c’est indispensable pour ce poste ! Si vous parlez aussi l’arabe et/ou l’espagnol, cela représentera un atout indéniable.