L’assistant Administratif assiste le Chef Exécutif. Il facilite la mise en œuvre de ses missions, l’assiste sur les tâches administratives et participe à la bonne organisation interne du laboratoire.

Vos missions au sein du laboratoire de pâtisserie seront :

Gestion des ressources humaines
- Assister le Chef Exécutif sur les sujets RH : saisie et affichage des plannings, gestion des absences et correction des anomalies sur le logiciel de gestion des temps.
- Suivi des demandes d’intérim : saisie des demandes, validation des profils et information aux Chefs de Poste.
- Renseigner les émargements des intérimaires sur Combo et créer leur profil si nécessaire.
- Envoi des convocations pour les visites médicales et information aux Chefs de Poste dans les agendas.
- Répartition du planning des stagiaires par poste afin qu’il ai une vision d’ensemble du labo de Rungis
- Suivi des demandes des carnets de liaison des apprentis.
- Saisie des anniversaires des collaborateurs dans le calendrier et intégration des nouveaux arrivants dans le planning.
- Accueil des nouveaux arrivants (stagiaires, pâtissiers, etc.), communication sur les parties communes et remise du badge d’accès et vestiaire.

Gestion des services généraux et de l’organisation du site
- Gérer l’accueil et l’organisation du site : accueil physique (enregistrement au registre d’entrée, remise des équipements), prise de rendez-vous et préparation des salles de réunion, des kits visiteurs et organisation du café/petit déjeuner.
- Organisation et préparation des formations sur site (SST, Incendie, habilitation électrique, etc.).
- Suivi des prestataires de nettoyage des bureaux de Rungis.
- Gestion des échanges avec les prestataires (recyclage, blanchisserie, chaussures de sécurité).
- Gestion du courrier (réception du courrier postal).

Gestion des stocks et commandes
- Saisie de la traçabilité des sorties de stock de la finition.
- Participation à l’inventaire et saisie des données dans le logiciel.
- Organisation des formations de dégustation et passage des commandes via le logiciel Gourmet.
- Commande et suivi des livraisons de matériel et fournitures.
- Suivi des factures avec la comptabilité (envoi de mails au service comptabilité).
- Impression des étiquettes et contrôle balance, en lien avec le service Qualité.
- Suivi des volumes de production réalisés sur la semaine/mois/année.

Communication
- Élaboration des comptes rendus de réunion et affichage des informations pertinentes.
- Rédaction et traitement des courriers électroniques et papiers (mail de validation recrutement, journée d’essai, etc.).
- Mise à jour de l’affichage des recettes à chaque changement de cadencier.
- Réalisation de présentations (PowerPoint) et mise en forme de divers documents (impression de tableaux, étiquettes).
- Création de visuels, tableaux de bord et notes de service pour la communication interne (information sur les événements de la Maison, nouveaux cadenciers, compte rendu de réunions, etc.).

Savoir :
- Diplômé d’un Bac +2 minimum dans le domaine

Savoir-Faire :
- Maîtrise les outils bureautiques et outils collaboratifs (planning partagé…)
- Est à l’aise avec les différentes méthodes de classement et d’archivage
- A les aptitudes à mener plusieurs tâches de front
- Sait hiérarchiser les tâches
- Connaît les modalités d’accueil

Savoir-Être :
- A une bonne expression écrite et orale
- Est pourvu d’une aisance organisationnelle
- Bénéficie de qualités relationnelles (capacité d’adaptation, travail en équipe)
- Possède un esprit d’initiative et d’autonomie
- Respecte la confidentialité des données

Engagée dans une démarche inclusive ayant pour priorité de garantir l’égalité des chances dans l’accès et le maintien dans l’emploi, la Maison Pierre Hermé Paris développe un environnement de travail ouvert à tous sans distinction.