Collaborateur(trice) directe de la responsable de l’administration générale du service et de son responsable opérationnel, l’assistant(e) administratif(ve) contribuera dans le cadre des tâches confiées à un fonctionnement fluide et efficace du service et la réalisation des projets par les missions principales suivantes :

1. Assurer le traitement des dossiers, et la saisie des documents et des comptes-rendus

• Rédiger et assurer le suivi des courriers, conventions, délibérations, décisions, comptes-rendus, rapports administratifs

• Réaliser des travaux de relecture et de mise en forme des documents

• Réaliser le suivi administratif des contrats et abonnement en cours

• Demander des devis

• Gérer et actualiser la base d’information sur les thématiques déchets

2. Appui budgétaire et suivi des factures

• Réaliser les engagements budgétaires, la gestion des bons de commande et aider au suivi budgétaire

• Assister à l’exécution administrative des marchés publics

3. Réaliser l’accueil téléphonique et physique et répondre aux demandes courantes des interlocuteurs

4. Gérer l’information, organiser l’archivage du service

• Assister en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information et de diffusion, de classement et de suivi de dossiers

• Réaliser des recherches documentaires diverses

5. Planifier et organiser les réunions du service et les agendas, rédiger et diffuser les comptes-rendus

• Expérience d’au moins 3 années sur un poste similaire

• Maîtrise avancée des logiciels de bureautique Office et facilité à maitriser les logiciels ERP de la collectivité

• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et connaissance des règles comptables serait un plus

• Savoir être à l’écoute des demandes et communiquer avec bienveillance, gérer les situations de conflit avec l’usager

• Savoir travailler en équipe, être dynamique, et faire preuve de rigueur

• Être autonome et avoir le sens de l’organisation

• Savoir traiter les dossiers dans des délais restreints et prioriser les tâches à effectuer

RENSEIGNEMENTS PRATIQUES :

• Statut : Contractuel

• Temps de travail : 50%

• Rémunération : Selon grille indiciaire de la Fonction Publique Territoriale et régime indemnitaire en vigueur (RIFSEEP)

• Avantages : Participation employeur à la mutuelle, prévoyance, titres restaurant, CNAS. Prise en charge de l’abonnement mensuel transports en commun pour les trajets domicile/travail

• Localisation : Prevessin-Moëns (Ain)