Descriptions des missions :

• Traitement des informations nécessaires à la bonne marche d’une entité, ses relations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du périmètre ;

• Assistance d’un manager et/ou d’une équipe ; Back-up Assistante de Direction ;

• Assurer le suivi administratif et logistique des activités de son périmètre : ordres de missions, déplacements, notes de frais, gestion des accès et visites sur site ;

• Organisation des agendas (planification des réunions, comités, événements, ...) et tenue des plannings équipes (congés, astreintes) ;

• Collecte, mise en forme et traitement de l’information écrite, recherches d’informations ;

• Traçabilité de courriers/documents externes et internes, diffusion et suivi le cas échéant des circuits de signatures, archivage ;

• Actes de gestion de type Demandes d’Achats (fournitures de bureau), Ordres de Services, réceptions de commandes, suivi des factures.

Qualités relationnelles :

• Capacité à être en interface avec les opérationnels, le management, les fonctions supports, les visiteurs et, le cas échéant, les fournisseurs/clients ;

• Capacité à rendre compte de ses activités à son manager hiérarchique ;

• Communiquer à minima avec des managers de proximité et des référents techniques.

 Responsabilités à exercer et latitude d’action :

• Être responsable d’appliquer les procédures de gestion administrative et documentaire ;

• Être responsable d’accueillir, de renseigner et d’orienter tout interlocuteur ;

• Être responsable de la saisie des données et de leur fiabilité ainsi que de la confidentialité des informations traitées.

Qualités et compétences transverses :

• Esprit d'équipe et d'initiative, autonomie, rigueur et discrétion

• Maîtrise de l’outil SAP, Pack Office 

• Notions d’anglais

Formation et expérience

• BAC +2

• Niveau minimum requis sur un poste équivalent : 2 ans et plus