Rattaché(e) à un Responsable d’Affaires, vous serez affecté(e) chez un client à Paris (boulevard Haussmann), du lundi au vendredi de 09h00 à 17h00.

Vos missions principales seront décomposées comme suit :

1. Pilotage des services généraux

• Superviser la propreté, la sécurité, la maintenance et le catering.

• Piloter les prestataires : suivi des contrats, contrôle qualité, audits de conformité.

• Recenser et prioriser les demandes des occupants, dispatcher vers prestataires ou interne.

• Suivre les indicateurs et réaliser le reporting auprès du client.

• Proposer et mettre en œuvre des améliorations opérationnelles.

2. Back office et support administratif

• Gérer le courrier, les livraisons et transports express.

• Assister dans les achats, commandes et la gestion de l’économat.

• Gérer la flotte téléphonique et les outils collaboratifs.

• Suivre les demandes via le logiciel de ticketing et réaliser le reporting.

3. Coordination des prestataires

• Développer et suivre les procédures standardisées pour chaque prestataire.

• Vérifier la réalisation des interventions et le respect des délais.

• Gérer les contrats, facturations et incidents liés aux prestataires.

• Communiquer avec les équipes locales pour anticiper besoins et incidents.

4. Organisation des espaces (Housekeeping)

• Préparer les salles de réunion et vérifier leur disponibilité.

• Contrôler quotidiennement l’état et la propreté des locaux communs.

• Assister à l’organisation des réunions et événements internes.

5. Room Hospitality et expérience collaborateur

• Vérifier la bonne réalisation des prestations commandées et intervenir en cas de manquement.

• Assurer la liaison avec restaurateurs et prestataires lors des événements.

• Accompagner l’onboarding : création de comptes, commandes de matériel, préparation de l’espace de travail.

Vous avez envie de jouer un rôle clé dans le bon fonctionnement d’un site et de contribuer à l’expérience des collaborateurs au quotidien ? Nous recherchons un(e) Office Manager polyvalent(e) et organisé(e), capable de piloter les services généraux tout en apportant un soutien administratif fluide et efficace.

Compétences techniques (hard skills)

• Pilotage des services généraux : supervision, reporting, optimisation.

• Gestion administrative & back office : courrier, livraisons, commandes, économat.

• Coordination prestataires : suivi des contrats, qualité, interventions.

• Organisation des espaces : salles de réunion, propreté, disponibilité.

• Room hospitality & onboarding : suivi prestations, accompagnement entrants.

• Outils logiciels : bureautique, ticketing, reporting d’activité.

Qualités personnelles (soft skills)

• Sens du service et orientation satisfaction occupant.

• Réactivité, efficacité et gestion des urgences.

• Organisation, autonomie et rigueur.

• Communication claire et capacité d’écoute.

• Attitude positive et relationnelle.

• Polyvalence et adaptabilité.

• Esprit d’amélioration continue.

1. Call avec la Responsable RH – un premier échange en visio pour mieux vous connaître et présenter le poste.

2. Entretien physique avec un Responsable d’Affaires – rencontre sur site pour approfondir vos compétences et votre adéquation avec l’environnement de travail.

Vous vous reconnaissez dans ce profil et souhaitez rejoindre une équipe dynamique ? N’attendez plus pour postuler !