Rattaché(e) au Responsable d’affaires basé à Paris, vos missions seront de :

1. Gestion des évènements :

   • Être le(a) référent(e) opérationnel(le) pour la bonne tenue des évènements sur site : définition des expressions de besoin - force de proposition et planification des évènements

   • Assurer la logistique et le pilotage des prestataires de services pour les évènements

   • Contrôler les salles de réunions et mises en places F&B (des petits déjeuners, déjeuners, coktails)

   • Être le(a) référent(en cas de demande de prestataires extérieur: contact direct, réalisation des devis, validation auprès du client

   • Contrôler les inventaires et commandes des consommables liés aux événements et réception VIP

   • Piloter le prestataire F&B ( mise en place d’un référencement, séléction des prestataires pour assurer la prestation, passage commande, suivi des commandes, suivi facturation)

   • Être responsable de la mise à jour de la procédure “Evènements”

2. Relation client :

   • Être responsable de la mise à jour des procédures de réception VIP et les appliquer

   • Tenir à jour le cardex invités.

   • Anticiper et connaître les spécificités des invités avant leur arrivée.

   • Piloter le briefing hebdomadaire avec l’HM site et/ou l’HM adjoint

   • Créer et suivre les DI en cas d’anomalies technique, propreté, espace vert… dans les espace de réception VIP

   • Être en relation quotidienne avec les directions commerciales et les assistantes de Direction Générale

3. Gestion des réservations

   • Assurer la prise de réservation de la VB

   • Validation des demandes de réservations, envois du formulaire pour garantir la réservation

   • Assurer le suivi des réservation en mettant à jour le canal teams/calendrier/tableau de reporting

   • Communiquer au HM VB et le/la responsable des réservations usine et champs les informations nécessaire au bon déroulé de l’évènement

   • Assurer la relance des réservation en option à une semaine de la date de l’évènement

   • Assurer la communication des réservations ayant des conflit auprès du comité de validation pour arbitrage

   • Assurer la continuité de prestation en communiquant les informations à l’HM site et l’alternant

   • Réaliser un reporting avec les datas des réservations qui sera intégré au COPIL mensuel

4. Accompagnement des occupants

   • Réaliser les accueils personnalisés des nouveaux occupants du client : Welcome Pack, visite de site, remise du badge nominatif

   • Transmettre toutes les informations utiles : heures d’ouverture du site, services immeuble, services du client

   • Transmettre les informations sécurité : point de rassemblement, procédures d’évacuation, numéros d’urgence…

   • Réaliser les enquêtes de satisfaction intégration, analyse des données et intégration au reporting HM

5. Sécurité

   • Contrôler le bon respect de ses équipes et partenaires, des règlements de sécurité et des consignes données par la cliente.

1. Compétences techniques (Hard Skills)

• Gestion événementielle : planification, coordination logistique, rédaction des besoins, suivi des prestataires.

• Outils bureautiques & collaboratifs : maîtrise de Teams, Outlook, Excel, outils de reporting.

• Suivi budgétaire : gestion des devis, commandes, facturation.

• Procédures & normes : rédaction et mise à jour de procédures (événements, réception VIP).

• Relation client : gestion du cardex, anticipation des besoins, communication fluide avec les directions.

• Réservations : validation, suivi, reporting, arbitrage des conflits de planning.

• Sécurité : application des consignes, contrôle du respect des règles par les équipes et prestataires.

• Analyse de données : enquêtes de satisfaction, reporting mensuel.

2. Qualités personnelles (Soft Skills)

• Sens du service et excellent relationnel.

• Organisation, autonomie et fiabilité.

• Adaptabilité & réactivité face aux imprévus.

• Esprit d’équipe et communication fluide.

• Présentation professionnelle et posture exemplaire.

Pourquoi OPAL ? 

Parce qu’ici, vous rejoignez une entreprise où la relation humaine est au cœur de la performance. 

Parce que nous croyons que le service ne s’improvise pas : il se vit, se partage et se cultive. 

Et parce qu’au-delà d’un poste, OPAL offre une aventure collective où chaque talent contribue à faire vivre une hospitalité nouvelle génération. 

Déroulé des entretiens 

• Call avec la Responsable RH : un premier échange en visio pour mieux vous connaître et présenter le poste. 

• Entretien physique avec un Responsable d’Affaires : rencontre sur site pour approfondir vos compétences et votre adéquation avec l’environnement de travail. 

Vous vous reconnaissez dans ce profil et souhaitez rejoindre une équipe dynamique ? N’attendez plus pour postuler !