OFII

L’assistant(e) de direction est chargé(e) du secrétariat de la direction en lien avec les activités du service.

En qualité de gestionnaire des Ressources Humaines, il/elle assure également l’interface avec la direction des ressources humaines à travers la prise en charge des aspects administratifs de la gestion du personnel.

Par ailleurs, l’assistant(e) de direction apporte un appui au pôle du contentieux des conditions matérielles d’accueil en assurant la gestion des notifications adressées à l’OFII via Télérecours.

 Secrétariat de DirectionGérer la réception du courrier de la direction Gérer et filtrer les appels téléphoniques, prendre les messages et fournir un premier niveau d’informationGérer l’agenda de la direction Saisir les FEB et suivre les paiements des honoraires des avocats

Faire le suivi de l’application télérecours en lien avec les juristes du pôle (tache exacte à préciser)

Inventorier, commander les fournitures et veiller à la gestion du stock

Appui au pôle en charge du contentieux des CMAAssurer le suivi de l’application télérecours en lien avec les juristes du pôle contentieux

Assurer le paiement et le suivi des factures et honoraires

Gestion administrative du personnel

Réaliser le suivi des effectifs, mettre à jour l’organigramme et l’annuaire

Assurer le suivi RH des dossiers du personnel de la direction (gestion des congés, tickets resto, état de télétravail, arrêt maladie)

Organiser l’arrivée des nouveaux agents et les accueillir

Assurer l’interface avec la DAIL et la DSI en cas de dysfonctionnement au niveau du service

Savoir-faire :

Aisance rédactionnelle

Saisir et mettre en forme des documents

Enregistrer et classer des documents

Gérer un agenda

Filtrer les informations

 Savoir être :

Sens de la confidentialité,  discrétion

Sens de l’organisation/Rigueur

Aisance relationnelle

Capacité d’adaptation

Aptitude à la polyvalence

Capacité d’analyse

Esprit d’initiative

Réactivité

Disponibilité

Travail en équipe

 Connaissances :

Maitrise des outils bureautiques (word, excel…)

Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’OFII

Application RH