À propos du poste

Nous recherchons une Executive Assistant pour assurer un soutien exécutif auprès du PDG et du VP Delivery, dans un environnement exigeant et en constante évolution, où réactivité, fiabilité et discrétion sont essentielles. Vous veillerez également à la bonne gestion des bureaux, en garantissant un fonctionnement fluide et efficace au quotidien.

Véritable point central de l’organisation, vous jouerez un rôle clé dans la coordination et la communication au sein de l’entreprise.

Ce poste polyvalent allie assistanat de direction et gestion opérationnelle des bureaux, au cœur d’un environnement dynamique et stimulant.

Vos missions principales

Assistanat de direction

• Gérer avec rigueur les agendas complexes et mouvants du PDG et du VP Delivery en orchestrant la planification de réunions stratégiques, de rendez-vous internes et externes, et en anticipant les besoins de la direction.

• Préparer et coordonner les déplacements professionnels (trains/avions, hôtels, logistique).

• Être le pivot de la communication entre la direction et les équipes internes, les clients, les membres du board, les prestataires…

Gestion des bureaux et services généraux

• Superviser le bon fonctionnement quotidien du bureau de Bordeaux, en veillant à offrir un environnement de travail fluide, agréable et efficace.

• Assurer la gestion opérationnelle des prestataires et des contrats, tout en pilotant les commandes de matériel, de fournitures et d’équipements informatiques.

Support RH & administratif

• Participer à la remontée et la transmission des informations RH (absences, arrêts de travail, heures supplémentaires, etc.) avec fiabilité et confidentialité.

• Gérer les processus onboarding et offboarding : accueil des nouveaux collaborateurs, remise du matériel et suivi des départs.

Culture & événements internes

• Contribuer activement à la dynamique de vie interne en participant au développement d’une culture d’entreprise forte et engageante.

• Organiser les événements internes (séminaires, offsites, rituels hebdomadaires/mensuels, activités de team building).

• Créer des moments de cohésion qui renforcent le sentiment d’appartenance, l’engagement et le bien-être des équipes au quotidien.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Un poste stratégique au cœur des opérations et de la culture de l’entreprise.

• Une équipe dynamique et passionnée, en pleine croissance.

• L’opportunité de contribuer directement à l’engagement des collaborateurs et au succès de l’organisation.

Profil recherché

• Expérience confirmée en tant qu’Executive Assistant (+5 ans) dans un environnement exigeant, idéalement en start-up/scale-up.

• Excellente maîtrise de l’anglais professionnel (niveau bilingue).

• Grande capacité d’organisation et gestion des priorités dans un contexte exigeant et en constante évolution.

• Sens aigu de la discrétion, confidentialité et fiabilité.

• Aisance relationnelle et fortes compétences en communication.

• Autonomie, proactivité, curiosité et force de proposition.

• Esprit positif et goût pour l’animation de la vie interne et le renforcement de la culture d’entreprise.