Vos missions en quelques mots

Sous le commandement d’un assistant de direction, le titulaire du poste est chargé d’assurer la fonction de secrétaire.
- Collationner et transmettre le courrier “ départ “ au service responsable de l’expédition du courrier ; réceptionner, vérifier, trier le courrier “ arrivée “ et en assurer la diffusion en privilégiant les moyens modernes et dématérialisés.
- Exécuter l’envoi après validation par une autorité du courrier électronique “ départ “ ; assurer la diffusion des messages électroniques “ arrivée “ par le biais des messageries électroniques.
- Enregistrer le courrier “ arrivée “ et “ départ “ sur le logiciel référent ; effectuer le classement des documents (chrono, ordres de mission, messages…) ; appliquer les règles en vigueur relatives à la protection du secret.
- Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs ou correspondants téléphoniques en fonction de leur demande ; transmettre un message ou relayer un appel téléphonique vers le service ou l’interlocuteur ad hoc.
- Établir les demandes nécessaires au fonctionnement de la cellule.
- Établir les demandes d’accès “ base “ au profit des visiteurs extérieurs.
- Exploiter et mettre à jour la documentation nécessaire à la cellule.
- Rédiger et mettre en forme un document en respectant la charte graphique en vigueur.
- Assurer la reprographie de documents, préparer les enregistrements et diffusions.
- Assurer la suppléance du secrétariat particulier de la sous-direction.

Profil recherché

Expérience dans un poste de secrétariat.