Vos missions en quelques mots

Rattaché hiérarchiquement à la cheffe de département, vous exercez vos missions en lien fonctionnel étroit avec le secrétariat général. Vous êtes interlocuteur habituel du secrétariat général pour le département, notamment pour le pilotage budgétaire, les ressources humaines, la gestion de site et la prévention. Dans le cadre de votre mission d’assistant de prévention, vous agissez en coordination avec la conseillère de prévention et sous l’animation fonctionnelle du secrétariat général.
Vous travaillez en lien étroit avec les services de la conservation, des ressources documentaires, les missions recherche et archives.
Vos missions

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Pilotage budgétaire et financier
-Piloter la performance des services : mettre en place des tableaux de bord, suivre les indicateurs, analyser les écarts mensuels, veiller au respect des procédures, des délais et obligations,
-Organiser et animer la fonction budgétaire en participant à l’élaboration et au suivi de l’exécution du budget en lien avec le département des affaires financières et juridiques : préparation, élaboration du budget initial, du budget rectificatif, suivi de l’exécution des dépenses et de la consommation de l’enveloppe budgétaire attribuée par service, élaboration des bilans financiers et préparation des réunions de revue mensuelle des dépenses, conseil auprès des responsables de service en matière budgétaire.

Gestion administrative et organisationnelle
-Proposer et mettre en œuvre des réformes et innovations visant à moderniser les processus de gestion,
- Assurer l’interface directe avec les départements du pôle conseil et appui du SG (budget, marchés publics, contrats de prestataires, RH, prévention, QVCT, travaux, fournitures et équipements),
-Préparer et participer aux dialogues de gestion avec le DAFJ et le DRH,
-Organiser et participer aux réunions du département et de ses services, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions,
-Organiser les réunions des comités internes de prêts et d’acquisitions, préparer les dossiers, rédiger le CR des réunions, suivre les décisions d’acquisition et les démarches administratives liées aux immobilisations comptables pour les acquisitions,
-Gérer le courrier et les parapheurs à la signature du directeur.
-Rendre compte régulièrement de l’activité au comité de direction

Gestion des ressources et de la vie du département
-Organiser l’accueil et l’intégration des nouveaux arrivants (installation matérielle, parcours d’accueil),
-Organiser le recrutement des vacataires et le suivi des heures en lien avec le DRH.
-Gérer les calendriers et les aspects de gestion de proximité des agents.

Profil recherché
• Expérience professionnelle de 5 à 8 ans minimum dans des fonctions similaires, idéalement en établissement public ou administration

Niveau d’études minimum requis

• Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents

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