Vos missions en quelques mots

Au sein de la Direction des Opérations de l’Enseignement et de la Recherche, à laquelle est rattaché(e) le pôle de gestion des études, nous recherchons un/une Gestionnaire de scolarité (F/H) - CDD 36 mois.
Sous la responsabilité du Responsable du pôle gestion des études, votre mission principale sera d’assurer l’accueil, la gestion et la planification de la scolarité des différents formations de l’Ecole. Vous serez le point d’entrée des étudiants.

Vos missions :

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Contribuer à la planification et à la mise en œuvre des programmes
Planifier les emplois du temps (cours et activités) sur le logiciel de scolarité (“ Synapses “) en collaboration avec les Départements d’Enseignements et les coordinateurs et les diffuser ;
Assurer la gestion des dossiers des étudiants ;
Accueillir les enseignants et gérer leurs demandes de moyens ;
Gérer l’accueil des étudiants francophones et anglophones : renseignement, distribution de documents, gestion des inscriptions pédagogiques (hors langues), gestion des groupes ;
Collecter les documents liés à l’enseignement (polycopiés) auprès du Centre PolyMedia et mettre à disposition des enseignants et des étudiants ;
Mettre en place les campagnes pédagogiques d’inscriptions aux cours en veillant au bon déroulement des inscriptions selon les exigences des programmes ;
Organiser les examens, les épreuves de remplacement et examens de rattrapage.
Préparer les épreuves et contribuer à leur bon déroulement (scanner et transmettre les copies aux enseignants) ;
Assurer le suivi des absences des étudiants.
En plus de ces missions, vous pourrez également être amené(e) à l’amélioration des outils selon les besoins spécifiques des programmes en collaboration avec la DSI ; à apporter une aide ponctuelle sur les autres missions du pôle Gestion des Etudes et aux autres personnels des différentes directions lors des pics d’activités (journée d’accueil, cérémonie de diplômes, etc.) et à contribuer ponctuellement aux autres missions de la Direction des opérations de l’enseignement et de la recherche.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie contractuelle.

Profil recherché

De formation niveau Bac+2/3 en administration, vous justifiez d’une première expérience réussie idéalement dans le secteur de l’enseignement supérieure.

Vous avez une bonne connaissance des outils de base (Messagerie, Pack Microsoft Office : Word, Excel Powerpoint). La connaissance d’un outil de planification du corps enseignant est un plus.

Vous avez la capacité d’interagir avec aisance quotidiennement avec les étudiants et les enseignants en anglais (écrit, lu et parlé).

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Les maîtres mots du poste : anticipation, priorisation, planification, collaboration et rédaction.

Votre relationnel, votre organisation et votre réactivité sont vos principaux atouts pour réussir dans ce poste.

Localisation

Localisation : ECOLE POLYTECHNIQUE PALAISEAU

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