Vos missions en quelques mots

Rattaché à la sous-directrice de la mission des achats de défense, vous assurerez des missions d’assistance et de secrétariat au bénéfice de l’ensemble de la sous-direction afin d’en faciliter le bon fonctionnement dont notamment :
- la gestion de l’agenda de la sous-direction et, en particulier, celui de la sous-directrice ;
- la réalisation de tâches d’administration du personnel, notamment la préparation et le suivi du planning des permissions et congés ou la gestion des arrivées et départs… ;
- la diffusion de l’information au sein de la sous-direction et vers l’extérieur (courrier arrivé et départ sous forme dématérialisée ou non) ;
- la préparation des réunions (planification, invitations, accueil, éventuels comptes rendus ou leur mise en forme) ;
- la préparation des ordres de mission au profit des déplacements du personnel de la sous-direction en utilisant l’application “Chorus DT” ;
- la gestion des accès au site et les réservations de salles ;
- le suivi des flux entrant et sortant des documents et courriers, en veillant à la charte graphique et à l’archivage ;
- l’élaboration et le suivi du budget de la sous-direction.

Ayant accès à des informations sensibles, l’assistant de direction doit veiller à travailler en toute confidentialité.

Profil recherché

Vous détenez un diplôme en gestion administrative et/ou justifiez d’une expérience significative dans le domaine. Vous maitrisez les outils bureautiques, les méthodes de classement et d’archivage et l’organisation d’évènement. Réactif, votre esprit d’initiative et votre sens de l’anticipation, vos qualités relationnelles, votre discrétion et votre sens du travail en équipe sont indispensables à l’exercice de ces missions.