Vos missions en quelques mots

Missions
• Gestion et coordination logistique des événements (contributeur ou pilote, selon les cas) :
- Elaborer un rétroplanning des actions à mener et en assurer le suivi
- Réserver des salles et vérifier l’implantation du mobilier à mettre en place, selon la nature de l’évènement
- Coordonner les différents services impliqués et faire du reporting auprès du pilote du projet
- Participer à des groupes de travail en mode transversal dans le cadre de l’organisation d’un événement
- Organiser/animer des réunions de travail, rédiger des ordres du jour et des comptes-rendus
- Réserver et coordonner la mise en place de matériels et mobiliers
- Réserver et suivre la mise en place de matériel audiovisuel et informatique
- Elaborer et mettre en place la signalétique propre à un événement
- Communiquer autour d’un événement en lien avec le service Communication
- Au terme de l’événement : organiser le retour d’expérience et dresser le bilan

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• Gestion administrative et financière :
- Elaborer et suivre les budgets propres à chaque événement géré
- Etablir les demandes d’achats, les suivre, les clôturer
- Interagir avec les fournisseurs pour permettre le bon déroulé de la prestation
• Communication :
- Mettre à jour le site intranet du service
- Assurer la communication de l’activité du pôle
• Divers :
- Participer à la vie du service en aidant ponctuellement les autres pôles ou en contribuant à des activités transverses ou collective

Profil recherché

Compétences spécialisées ou transverses

Gestion logistique d’événements

Gestion et coordination de projets

Elaboration et suivi d’un rétroplanning

Gestion administrative et financière

Communication autour d’un événement ou d’éléments d’actualité

Organisation de réunions (convocation, animation, suivi)

Outils bureautiques et collaboratifs (suite Office, Teams, …)

Outils de conception graphique - PAO serait un plus (ex. Canva, Indesign, Adobe, …)

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Aptitudes -Savoir-être

Dynamisme, prise d’initiative et réactivité

Aisance relationnelle

Rigueur, organisation et gestion des priorités

Esprit d’équipe, capacité à travailler en mode transversal

Autonomie, esprit de synthèse, qualités rédactionnelles

Résistance au stress, goût du résultat

Niveau d’études minimum requis

• Niveau Niveau 7 Master/diplômes équivalents

• Anglais Autonome

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