Vos missions en quelques mots

Vous serez principalement chargé d’enregistrer, de diffuser et de classer le courrier “arrivé” et “départ”. Vous assurerez la saisie d’informations et leur mise en forme en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur. En lien avec les secrétariats des autorités, vous coordonnerez les agendas et planifierez les réunions. Vous établirez les commandes et assurerez diverses tâches de secrétariat (réservations de salles, de véhicules, demandes d’accès). Vous assurerez également les tâches de reprographie, gérerez les demandes de permissions/congés via le logiciel des gestion des absences (GAT) et les autres différentes demandes (ordres de missions, tâches RH…).

De plus, vous recueillerez des informations générales au sein de la SIMMT afin d’en assurer la diffusion au sein de la division. Vous assurerez la logistique des manifestations organisées et gérerez les cartes CIMS : logiciel MOp SI CIMS AED.

Sur les besoins du poste, possibilité de suivre en interne ou externe des formations (initiation ou perfectionnement) liés à la suite bureautique (Word, Excel, Outlook…) et aux logiciels spécifiques (CONCERTO, ELISE, GAT, SILLAGE, NEMO, CIMS, PC@…).

Profil recherché

Il serait apprécié d’avoir une connaissance de la suite bureautique (Word, Excel, Outlook…), du fonctionnement d’un secrétariat de direction ainsi que de la réglementation et des statuts pour gérer les courriers RH.

Compétences attendues

- PROACTIVITE ET FORCE DE PROPOSITION
- MISE EN OEUVRE DES TECHNIQUES DE SECRETARIAT
- ORGANISATION ET METHODE
- TRAVAIL EN EQUIPE
- PROTECTION DU SECRET
- ADAPTABILITE
- EXPRESSION ECRITE
- UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE
- RIGUEUR
- UTILISATION DE LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE