Vos missions en quelques mots

Au sein de la coordination administrative et budgétaire du pôle patrimoines et architecture, service support sous la responsabilité de la Directrice régionale adjointe déléguée en charge des patrimoines et de l'architecture, l'agent(e) exercera ses fonctions sous l'autorité directe de la chargée de mission pour les grands projets patrimoniaux.

L'assistant(e) administratif(ve) assurera ses fonctions au service des grands

projets patrimoniaux conduits par la DRAC Normandie, et dans ce cadre, se verra plus particulièrement confier les missions suivantes :

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• accueil des rendez-vous, gestion des agendas, réponses téléphoniques,

• traitement du courrier (arrivée et départ) et des parapheurs (suivi), préparation et envoi de

bordereaux, conventions et autres documents administratifs,

• préparation des dossiers de travail avant les réunions, mise en forme de notes, rapports ou

documents,

• organisation et mise en place de réunions, du point de vue matériel (déroulés, invitations,

réservations, en visioconférence ou en présentiel, dossiers de séance, chevalet, accueil café ou

réservation de repas etc ...),

• logistique : petites fournitures, réservation des salles, réservation des véhicules, réception de

commandes ou livraison, préparation de matériel,

• gestion des ordres de mission, déplacements et frais de mission sur le logiciel Chorus-DT,

• relations avec les secrétariats des administrations centrales et territoriales partenaires,

• préparation des bons de commandes, engagements financiers, services faits et factures, en

étroite relation avec la cellule financière,

• mettre à jour et suivre les outils et tableaux de bord des grands projets patrimoniaux (plannings,

budget).

L'exercice des missions induit des relations fonctionnelles quotidiennes avec le secrétariat du pôle patrimoines et architecture, la coordinatrice administrative et budgétaire du pôle patrimoines et architecture, les services du secrétariat général et les différentes composantes du pôle patrimoines et

architecture.

Les grands projets patrimoniaux sont notamment :

• le prêt de la Tapisserie de Bayeux au Royaume-Uni,

• le projet de nouveau musée, et la future restauration de la Tapisserie de Bayeux,

• le projet de développement et de restauration du Château de Gaillon, dans le cadre du Bail emphytéotique administratif et de valorisation, en vigueur,

• l'acquisition et la consolidation du site archéologique du Rozel,

• le plan d'action du groupe de travail interne transition écologique et patrimoine.

Profil recherché

Compétences principales mises en œuvre :

Compétences techniques :
• Technique de communication, secrétariat, outils bureautiques,
• Gestion des priorités et sens de l’organisation,
Une connaissance de l’environnement professionnel des services de l’État, et des politiques culturelles et patrimoniales serait un plus.

Savoir-faire :
• Expérience souhaitée dans un poste de secrétariat,
• Connaissance souhaitée des outils : pack office, Chorus DT, Place,…

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Savoir-être (compétences comportementales) :
• Sens des relations humaines,
• Autonomie,
• Rigueur et sérieux.

Niveau d’études minimum requis

• Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2