Vos missions en quelques mots

Au sein des services des Musées de France (60%) et AEP (40%), vous assurerez assistance, appui administratif et secrétariat pour les conseillers musées et AEP.

Descriptif des missions :

Gestion administrative et logistique du service :

• accueil téléphonique, prise de rendez-vous, planification de l'agenda ;

• information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;

• soutien logistique pour l'instruction des dossiers / gestion du service (dont secrétariat complet et classement des dossiers, documentation et archivage) ;

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• aides à l'organisation du travail des conseillers (ordres de missions et états de frais) ;

• réception et traitement des dossiers reçus dans le cadre des labels (Maison des Illustres, Architecture Contemporaine Remarquable, Jardin Remarquable) ;

• mise en forme et valorisation des supports écrits, rédaction de courriers courants ;

• suivi du courrier, archivage des dossiers des services musées et architecture et espaces protégés (papier et numérique) ;

Suivi budgétaire :

• gestion de la procédure d'appel à projets musées et architecture. Réalisation de la programmation budgétaire, sous la responsabilité des conseillers musées et AEP (programme 175, 224 et 361) ;

• instruction des dossiers de demande de subventions pour les actions d'inventaire, récolement, restauration, acquisition, numérisation et exposition des musées ;

• suivi des vacations des Architectes Conseils de l'État (ACE) (lettres de mission, ordres de mission, états de frais) ;

• élaboration des tableaux de programmation, transmission définitive à la cellule de coordination financière des pôles et suivi de tableaux d'exploitation budgétaire pour bilans annuels réalisation de tableaux de synthèse ou d'analyses de données/aide au recueil des données (renseignement indicateurs) ;

Organisation, gestion et suivi des commissions (Acquisition, Restauration, Architecture contemporaine remarquable, Jardins remarquables)

• organisation des commissions plénières (réception, enregistrement des dossiers, ordre du jour) ;

• mise en œuvre et suivi des demandes de délégations permanentes ,

• collaboration dans la rédaction et la mise en forme des procès-verbaux ;

• organisation, suivi et instruction du Comité Fonds régional d'acquisition des musées (Fram) ;

Profil recherché

Les connaissances, savoirs :
• Procédures administratives ;
• Règles budgétaires et comptables ;
• Maîtrise des outils bureautiques, règles de classement et archivage ;

Les compétences techniques, savoir-faire :
• Réaliser des synthèses de documents en lien avec les secteurs suivis ;
• Rédiger des documents et des actes administratifs, selon les commandes ;

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• Rigueur, sens de l’organisation ;

Les compétences comportementales, savoir être :
• Ponctualité et rigueur ;
• Discrétion et réserve ;
• Capacité à travailler en équipe ;

Niveau d’études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat
• Spécialisation Formations générales

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