Vos missions en quelques mots

Le titulaire du poste participe au bon fonctionnement du service sur le plan administratif, budgétaire, financier et logistique. À ce titre, il a en charge les missions suivantes :

1- Gestion administrative

- Gestion des listes de diffusion :

a. Vérification et mise à jour des listes de destinataires des abonnements, des ressources documentaires numériques et des infolettres réalisées en interne comme par des prestataires extérieurs,

b. Vérification des listes de diffusion des publications du DEPS ;

- Aide à la diffusion des publications du DEPS (mise sous pli ou coordination avec le prestataire de colisage) ;

- Réception et distribution du courrier ;

- Suivi des revues réceptionnées par la mission de la politique documentaire et des accès aux revues numériques ou bases de données, relance des numéros manquants et suivi des relances auprès des éditeurs ou des prestataires ;

- Binôme avec la responsable du Bulletin officiel du ministère pour la réalisation de celui-ci ;

- En lien avec la responsable des publications du DEPS, gestion du stock des publications en réserve ;

- Gestion des fournitures pour le département ;

- Participation à l'organisation des réunions du département : réservation de salles et de matériel, etc.

2- Gestion budgétaire

Appui au chef de la mission de la politique documentaire et à la responsable de la coordination administrative et budgétaire ; lien entre le service métier et le service du bureau de la qualité comptable :

- Envoi, après validation par l'autorité concernée, des devis, conventions et arrêtés de subvention au bureau de la qualité comptable pour émission du bon de commande ;

- Contrôle des prestations et fournitures avant la certification du service fait pour mise en paiement ;

- Alimentation du tableau de suivi de consommation des crédits en AE et CP ;

- Binôme pour l'aide à la gestion des frais de déplacement (complétude des dossiers de mission et état de frais dans Chorus DT).

3- Soutien à la gestion RH du département

- Gestion des départs et des arrivées en lien avec les autres services du secrétariat général (informatique, bureau des services généraux essentiellement) ;

- Réalisation de campagne de recensement diverses (pour les jours de grève, etc.) ;

- Mise à jour de l'annuaire pour le département.

Profil recherché

Compétences techniques :
- Utiliser les logiciels des domaines (des formations pourront être suivies à cet effet)
- Droit et procédures administratives (pratique)
- Règles budgétaires et comptables (pratique)

Savoir-faire :
- Sens de l’organisation (maîtrise)
- Capacité à rendre compte (maîtrise)

Savoir-être :
- Avoir l’esprit d’équipe (maîtrise)
- Autonomie et rigueur (expert)
- Faire preuve de discrétion (maîtrise)

Profil de candidat recherché (le cas échéant)
Une expérience professionnelle dans un poste similaire est souhaitable.