Vos missions en quelques mots

Missions et activités principales

Au sein du bureau de l'inventaire des collections et de la circulation des biens culturels de la sous-direction des collections, l'agent.e aura comme principales missions, en relation avec d'autres agents du bureau:

- la gestion administrative des prêts d'œuvres des musées nationaux; en binôme avec un autre agent, il/elle prépare et coordonne les séances mensuelles de la commission scientifique des musées nationaux (CSMN) réunie en commission des prêts et dépôts, et il/elle veille à l'organisation à l'élaboration des décisions afférentes par les musées nationaux dans les délais imposés par l'organisation des expositions. Il/elle vérifie la cohérence de ces documents avec les demandes d'autorisation de sortie temporaire délivrée parallèlement par le SMF. Il/elle assure la coordination des relations avec la Mission sécurité, sûreté et audit (MISSA): à cet égard, il/elle vérifie les "facility report" (conditions de sécurité des lieux d'exposition) des emprunteurs et assure le suivi des préconisations faites par la MISSA. Il/elle s'assure que les emprunteurs respectent l'obligation de souscrire des assurances (polices privées, garantie gouvernementale) dont il/elle vérifie la conformité aux clauses exigées par le SMF. Il/elle prépare avec les services concernés, les éventuelles escortes de police demandées par les prêteurs. Pour l'exercice de ces missions, il/elle est utilisateur de l'application informatique GAM3, commune au SMF et à l'ensemble des musées nationaux relevant de la CSMN. Il/elle assiste les conservations dans son utilisation et peut être amenée à assurer la formation à cette application selon les besoins. Il/elle veille à l'archivage régulier des dossiers.

- la participation à la gestion et à l'instruction administrative des autorisations de sortie des biens culturels et des trésors nationaux, afin de mettre en œuvre le contrôle de l'exportation des biens culturels, en s'intégrant à une cellule de cinq agents dont la coordinatrice de l'équipe. L'agent.e est chargé de traiter en priorité les demandes de sorties temporaires; en tant que de besoin, il/elle doit appuyer la gestion des autres types d'autorisations en fonction de la charge de travail sur ce secteur, et assurer le suivi et le traitement des demandes en l'absence de l'agente de la cellule en charge de l'instruction de ces demandes.

- En cas d'absence de l'agent du bureau qui les gère à titre principal, il/elle assure le traitement des demandes d'insaisissabilité pour les œuvres prêtées par les musées étrangers et prépare les arrêtés afférents. Il/elle veille alors à leur publication au JORF par l'application SOLON

Compte tenu de ces missions, l'agent.e assure un rôle d'interface entre le SMF et de très nombreux partenaires extérieurs (musées, assureurs, transporteurs, etc.) avec lesquels il/elle est en contact téléphonique et électronique permanent.

Profil recherché

Expérience de la gestion de procédures administratives patrimoniales

Compétences techniques:
Bonne connaissance des outils informatiques et bureautiques
Qualité rédactionnelle
Connaissance de l’anglais appréciée

Savoir-faire:
Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
Capacité d’écoute et de dialogue
Grande rigueur dans la tenue des dossiers administratifs
Sens de l’organisation

Savoir être:
Discrétion professionnelle
Capacité d’adaptation et de réactivité
Sérieux et rigueur
Sens du travail en équipe
Capacité à prendre des initiatives et à gérer des situations variées, souvent dans un contexte d’urgence
Courtoisie et politesse