Vos missions en quelques mots

Missions et activités principales

Au sein de la sous-direction des collections, sous l'autorité de la sous-directrice, de son adjointe et de la cheffe de bureau pour l'activité concernée, l'agent(e) aura principalement à répartir son activité entre:

1- Activité majoritaire : en appui au bureau de l'inventaire des collections et de la circulation des biens culturels, la participation à la gestion et à l'instruction administrative des autorisations de sortie des biens culturels et des trésors nationaux, afin de mettre en oeuvre le contrôle à l'exportation, en s'intégrant au travail d'une cellule de cinq agents :

- Réception, enregistrement et traitement des différents types de demandes d'autorisation d'exportation (certificats d'exportation, sorties temporaires, licences communautaires),

- Suivi des délais d'instruction et des demandes,

- Établissement et délivrance des autorisations,

- Participation à l'accueil du public et au renseignement des usagers,

- Participation au classement et à l'archivage des dossiers d'autorisations,

- Gestion des accusés de réception administratifs des dépôts de demandes de certificat.

2- la participation à l'assistance administrative de la sous-direction, 2 jours par semaine.

En binôme avec une autre assistante, l'agent(e) participe au secrétariat de la sous-direction des collections, notamment en remplissant les tâches suivantes:

- mise en forme de courriers, bordereaux d'envoi,

- enregistrement du courrier arrivée / départ,

- filtrage des appels de la sous-directrice et de son adjointe,

- accueil et orientation téléphonique,

- commandes de fournitures,

- photocopies et confection de dossiers,

- établissement des ordres de mission des agents et suivi (Chorus DT),

- en complément de la gestion RH de proximité : suivi des congés et absences (RenoiRh)

Profil recherché

Expérience de la gestion de procédures administratives patrimoniales et de l’assistance administrative

Compétences techniques:
Bonne connaissance des outils informatiques et bureautiques
Bonne capacité de maniement des différentes applications informatiques du ministère (Maarch courrier, RenoiRH, Chorus DT…), après formation le cas échéant
Connaissance du ministère de la culture

Savoir-faire:
Capacité à rendre compte à sa hiérarchie
Capacité d’écoute et de dialogue
Grande rigueur dans la tenue des dossiers administratifs
Sens de l’organisation ; maîtrise des urgences et capacité à gérer plusieurs tâches à la fois.

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Savoir être:
Discrétion professionnelle
Capacité d’adaptation et de réactivité
Sérieux et rigueur
Sens du travail en équipe
Capacité à gérer des situations variées, souvent dans un contexte d’urgence
Courtoisie et politesse