Assistant de la secrétaire générale adjointe

Résumé du poste
Autres
Paris
Salaire : Non spécifié
Télétravail fréquent
Compétences & expertises
Contenu généré
Confidentialité des données
Gestion de la documentation
Adaptabilité
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Questions et réponses sur l'offre

Le poste

Descriptif du poste

Missions et activités principales :

Sous l’autorité du SG et de la SGA, il est chargé des fonctions suivantes :

1. Interface téléphonique auprès des interlocuteurs internes et externes ; gestion des messages et accueil des visiteurs ;

2. Vérification des documents soumis à la signature du SG, de la SGA et / ou du Cabinet ; suivi du circuit de validation dans le cadre de la gestion dématérialisée du courrier via l’application MAARCH ;

3. Gestion des agendas électroniques de la SGA et, le cas échéant, du SG ;

4. Organisation de réunions et rendez-vous (réservations de salles, coordination des agendas, convocation) et centralisation d’informations et de documents pour la constitution des dossiers correspondants ;

5. Gestion des déplacements temporaires sur Chorus DT : organisation, suivi des validations des ordres de mission et états de frais ; Commande de fournitures de bureau pour l’équipe de direction ;

6. Rédaction ponctuelle du courrier et des courriels, frappe ou mise en forme des courriers, notes ou rapports ;

7. Gestion en binôme avec l’assistante du SG, pour l’équipe de direction du secrétariat général, des absences, congés, RTT, compte-épargne-temps, formations ;

8. Planification des entretiens annuels d’évaluation réalisés par la SGA ;

9. Suivi des RIM (Réunions interministérielles) et des QE (Questions écrites) en articulation avec le chef de cabinet du SG et de la SGA ;

10. Structuration au quotidien de la documentation de la SGA et préparation des opérations d’archivage des dossiers en liaison avec la mission des Archives ;

Le titulaire du poste assure la permanence téléphonique et le suivi du courrier et des parapheurs du secrétaire général lors des absences de son assistante.


Profil recherché

Compétences techniques / Savoir-faire :

- Maîtriser les techniques de secrétariat et la bureautique

- Maîtriser l’outil informatique : messagerie, suites bureautiques, MAARCH, Chorus-DT, RenoiRH, etc.

- Rédiger des documents administratifs

- Maîtriser les règles et du fonctionnement de l’administration

- Exercer son activité en faisant preuve d’organisation, de méthode et d’autonomie

- Hiérarchiser les courriers et les appels téléphoniques selon leur importance

- Gérer un agenda d’audiences et de réunions

- Mettre en oeuvre l’organisation matérielle de réunions et de colloques

- Dialoguer avec aisance avec différentes catégories d’interlocuteurs

Savoir-être :

- Mener de front plusieurs activités avec des interlocuteurs multiples, en sachant hiérarchiser les enjeux

- Réagir à l’imprévu et aux situations d’urgence

- Faire preuve de discrétion, de loyauté et de confidentialité totale des données traitées dans le cadre de sa mission

- Faire preuve de souplesse et d’une capacité d’adaptation permanente

Liaisons hiérarchiques :

Secrétaire générale adjointe

Liaisons fonctionnelles :

Travail quotidien en équipe avec l’assistante du SG et le chef de cabinet du SG et de la SGA

Interlocuteurs : chefs de services, sous-directeurs, chefs de département, chefs de bureaux du secrétariat général, assistants du cabinet du Ministre et des directions générales


Déroulement des entretiens

Contraintes horaires à prévoir 8h45-18h00, 9h45-19h (roulement à organiser avec l’assistant du SG)

Renseignements / Candidatures (CV, lettre de motivation) :

Édouard THURAT, chef du cabinet du secrétaire général et de la secrétaire générale adjointe

edouard.thurat@culture.gouv.fr

Maryline SEGUI, assistante du SG

maryline.segui@culture.gouv.fr

Copie impérative à : recrutements.sg@culture.gouv.fr

Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens.

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