Vos missions en quelques mots

L'assistant du chef de service des enseignements et de la recherche et de la SDPTEVER a un rôle essentiel important au sein d'un service stratégique pour la direction générale de la démocratie culturelle, des enseignements et de la recherche et du ministère de la culture.

Les missions de l'assistant du chef de service des enseignements et de la recherche et de la SDPTEVER sont :

- Planifier et organiser les rendez-vous, réunions et autres rencontres (réalisation des invitations, de la logistique, de la préparation des dossiers pour les intervenants, pour le responsable en collectant et en analysant des données et des informations, rédiger les comptes-rendus, location de salle, assurer le matériel nécessaire, préparer les visioconférences)

- Organiser les plannings et les agendas, suivre les échéances

- Réaliser et diffuser les comptes-rendus des réunions de la sous-direction

- Organiser les déplacements et missions (préparer les missions du chef de service ainsi que des agents et des invités de la sous-direction, réaliser et suivre les ordres de mission et états de frais)

- Contribuer à la gestion logistique des réunions du CNESERAC (envoi de convocations, tenue de la liste des participants, accueil des participants et remboursement des frais de mission)

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et apporter les réponses de premier niveau, filtrer les appels et les rediriger vers le bon interlocuteur

- Enregistrer et classer des documents clés produits ou reçus par le chef de service et la sous-direction

- Tenir à jour la liste des contacts et les listes de diffusion

- Assurer la gestion logistique des nouveaux arrivants de la sous-direction (matériel informatique notamment)

- Être la correspondant(e) Chorus DT impliquant une mission de formation des agents

- Participer à la gestion des achats de la sous-direction

- Enregistrer, répartir et distribuer le courrier

- Gérer le courrier des structures via l'outil Maarch

- Gérer les parapheurs et leur circuit de diffusion

- Alimenter les tableaux de bord d'activité

Enfin, vous serez amené.e à travailler avec les autres assistants de direction.

Profil recherché

Savoir-faire:
- Disposer de qualités rédactionnelles et de communication
- Rédiger et mettre en forme les documents
- Évaluer et hiérarchiser des besoins
- Capacité d’analyse et de synthèse

Savoir-être
- Excellent relationnel, qualité d’écoute
- Agilité
- Sens de l’organisation, rigueur, réactivité
- Capacité à travailler en équipe et à partager l’information
- Capacité d’adaptation et sens des initiatives
- Sens de la confidentialité

Compétences techniques :
- Connaissance des établissements d’enseignement supérieur Culture
- Technique de l’assistanat de direction
- Bonne maîtrise des outils numériques
- Niveau d’études attendu : BAC / BTS
- Types de diplômes cible : Support à l’action managériale
- Maîtrise de l’Anglais lu et parlé