Vos missions en quelques mots

L'agent affecté(e) au service logistique du site est chargé de l'accueil, du traitement du courrier à l'arrivée et au départ par des opérations de transport, d'enregistrement, d'affranchissement et de classement, vient en appui de l'agent technique sur des missions de base (le remplace notamment en son absence) et du traitement des opérations de bases sur Chorus DT pour les agents des départements de l'Aisne, de l'Oise et de la Somme.

Accueil :

- accueil physique des visiteurs du site (personnes extérieures au service, entreprises, rendez-vous avec des agents du site, participants à des réunions...) : répond aux questions des visiteurs, apporte des réponses de premier niveau, oriente les usagers en fonction du motif de leur venue, accompagne les personnes vers les salles de réunions ;

- accueil téléphonique : répond aux demandes des interlocuteurs, renseigne, oriente les appels téléphoniques vers les destinataires appropriés et garantie la traçabilité des appels par tous moyens.

Gestion du courrier :

- réception du courrier arrivé et enregistrement dans la base Goia ;

- répartition et circulation du courrier selon les procédures définies pour l'ensemble de la DRAC ;

- aide aux recherches de courrier dans la base Goia et dans l'archivage ;

- suivi de la base courriers de la DRAC ;

- enregistrement sur la plateforme Géodis des colis à expédier, préparation et complétude du bordereau d'envoi et remise au service postal.

Appui à l'agent technique :

- gestion des salles de réunion : accès, occupation, réapprovisionnement en café/thé/gobelets, gestion du chauffage et de l'éclairage dans les salles Robida et chapelle lorsqu'elles sont occupées ;

- validation des réservations (salles de réunion, véhicules de service) ;

- suivi des consommables du marché d'entretien des locaux ;

- maintien à jour de la liste téléphonique du site d'Amiens ;

- enregistrement des dépenses réalisées en cartes achat dans le tableau prévu à cet effet en suppléance de la responsable du service et regroupement de l'ensemble des pièces justificatives avant transmission à la DDFiP80 ;

- aide au déménagement de bureaux ;

- aide à la recherche d'entreprises pour des travaux du service logistique et relances ;

- participe aux petits travaux d'entretien et réparation du bâtiment ;

- accompagne les entreprises extérieures ;

-suivi des entreprises lors des contrôles réglementaires ;

- aide à l'entretien du parc automobile.

Validation des ordres de missions/frais de déplacement sur Chorus DT :

- validation des ordres de missions sur Chorus DT, pour les agents des sites d'Amiens, de Compiègne et de Laon ;

- validation des frais de missions saisis par les agents des départements de l'Aisne, de l'Oise et de la Somme dans ChorusDT ;

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- rédaction de courriers, courriels à l'attention des agents Gestionnaires logistique ;

- contrôle et validation des factures SNCF ;

Activités ponctuelles :

- participe à l'organisation d'événements.

Profil recherché

Compétences principales mises en œuvre :
Compétences techniques :

- Bonne connaissance de l’organisation et des missions du ministère de la culture ainsi que les activités des services et des personnels

- Bonne présentation et expression orale

- Maîtrise des outils bureautiques

- Connaissance de bases dans le domaine automobile

- Détenir un Permis de conduire B

Savoir-faire :

- savoir accueillir, orienter, renseigner les interlocuteurs

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- savoir traiter et orienter les courriers dans les différents services

- utilisation du logiciel de la DRAC

Savoir-être (compétences comportementales)

- goût du travail en équipe, discrétion, rigueur, affabilité, diplomatie, patience

- Être en capacité de se montrer force de propositions.