Vos missions en quelques mots

Missions et activités principales :

Le titulaire du poste assure le secrétariat partagé du service, ainsi que la gestion administrative des dossiers de demandes d'autorisations de travaux en espaces protégés, du contrôle scientifique et technique (CST) sur les monuments historiques et de la conservation de la cathédrale.

1/ Secrétariat général de l'UDAP (partagé avec un autre agent) :

Accueil physique, information de premier niveau des interlocuteurs, prise de messages (non télétravaillable).

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Accueil téléphonique avec les pétitionnaires, les services instructeurs, collectivités, préfecture, DDT, DREAL, etc.

Informations de premier niveau des interlocuteurs, prise de messages, filtrage et transfert des appels (non télétravaillable sauf possibilité technique).

Prise de rendez-vous en connaissance de l'agenda et en direct avec la personne concernée.

Relève et enregistrement du courrier, arrivée et départ (envoi par déplacement physique à la poste, non télétravaillable), quotidiennement.

Gestion de la boîte mail fonctionnelle du service, réception des messages, réponses de premier niveau au nom de l'agent, transferts aux autres agents, tenue à jour et suivi du traitement pour le service, en relation directe avec les autres agents.

2/ Secrétariat ADS (Application Droit des Sols - urbanisme) :

Accueil physique, information de premier niveau des interlocuteurs, prise de messages.

Accueil téléphonique avec les pétitionnaires, les services instructeurs, collectivités, préfecture, DDT, DREAL, etc.

Informations de premier niveau des interlocuteurs, prise de messages, filtrage et transfert des appels (non télétravaillable sauf possibilité technique).

Réception des dossiers d'urbanisme et enregistrement sur l'application Patronum et affectation aux instructeurs.

Assurer le suivi des courriels arrivés sur la messagerie fonctionnelle ADS, réception des messages, réponses de premier niveau au nom de l'agent, transferts aux autres agents, tenue à jour et suivi du traitement pour le service, en relation directe avec les autres agents.

Recherche et préparation des dossiers pour les réunions et rendez-vous en assistance aux instructeurs (au service et sur site extérieur).

Classement et archivage (non télétravaillable).

Mise en forme et préparation des fiches de rendez-vous de consultations préalables en mairies et services instructeurs.

3/ Secrétariat patrimoine architectural (monuments historiques et patrimoine non protégé) :

Tenue et suivi des dossiers de demande de subvention sur les monuments historiques pour les propriétaires publics et privés partie administrative

Suivi des dossiers de demandes d'autorisations de travaux, partie administrative, enregistrement des demandes sur Agrégée.

Frappe et mise au point des courriers sur les monuments historiques.

Profil recherché

Compétences principales mises en œuvre :

- Sens du service public (par référence aux obligations de l’agent-e public)

- Capacité à utiliser les outils bureautiques

- Capacité à travailler en équipe

- Connaissance et respect des règles d’hygiène et sécurité

- Connaissance du domaine d’intervention

- Capacité d’analyse

- Capacité de synthèse

- Capacité d’adaptation aux exigences du poste et du contexte

- Réactivité face aux sollicitations professionnelles

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- Capacité à dialoguer et à coopérer avec les partenaires professionnels externes et internes

- Qualité rédactionnelle

- Qualité de l’expression orale