Vos missions en quelques mots

Vos activités principales

1- Suivi du budget de fonctionnement du service en binôme avec le chef du pôle affaires générales :

- Demande de devis, en lien avec les pôles, à l'UGAP notamment ;

- Etablissement des demandes d'achat (bon de commande), constatation des services faits grâce au logiciel Chorus formulaires ;

- Mise à jour du tableau de suivi budgétaire ;

- Etablissement des OAP (ordre à payer) liés aux achats par carte achat ;

- Relation avec les fournisseurs : demande de RIB, de SIRET, du dépôt des factures sur Chorus Pro avant les travaux de fin de gestion.

2- Assistance technique au sein du service en lien avec la DTNUM :

- Création / suppression des comptes utilisateurs (Windows /messagerie Icasso / ORION) ;

- Gestion et transfert de comptes CAPITOLE en lien avec le RSSI ;

- Configuration des droits réseaux ;

- Gestion des chartes Hespéris ou Call mi;

- Gestion de la téléphonie mobile ;

- Intervention technique de premier niveau : émission des tickets GLPI et suivi des incidents / remplacement éventuel de matériel.

3- Logistique :

- Suivi des stocks des consommables informatiques et participation avec le chef du pôle et le secrétariat aux commandes des fournitures de bureau.

- Participation aux diverses tâches matérielles liées à la vie du service.

4- En sa qualité d'AEL, en binôme avec la chef du pôle affaires générales, établissement des demandes d'enquête et d'autorisations d'accès au ministère ainsi que la commande des cartes agents sur CESAM pour le SHFD.

5- En sa qualité d'ALSSI, en binôme avec la chef du pôle affaires générales, sous l'autorité du RSSI, demande et suivi des cartes ISIS.

6- Participation, en l'absence de la secrétaire ou de son remplaçant réserviste, au filtrage des appels téléphoniques, au circuit du courrier (réception et envoi) ainsi qu'à son enregistrement.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Ces missions sont exercées sur la base de l'horaire habituel des personnels de l'administration centrale (38h avec badgeage). Une habilitation au secret de la défense nationale sera requise.

Profil recherché

Domaine(s) fonctionnel(s) :
Gestion budgétaire et financière
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type :
Code fiche de l’emploi type 1 (RMFP) : GBF002A
Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1 : 60%

Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP) : SIC010A ou SIC016A
Temps de travail sur emploi-type 2 : 30%

Groupe RIFSEEP : 1 (pour les fonctionnaires)
Durée attendue sur le poste : 3 ans
Vos perspectives :
Ce poste vous permettra d’acquérir des compétences professionnelles transverses pouvant être valorisées dans le cadre des concours et examens professionnels.

Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau maîtrise requis
Connaître l’environnement professionnel - niveau maîtrise à acquérir
Avoir des compétences budgétaires et comptables -niveau pratique
à acquérir
Savoir-faire
Savoir appliquer la réglementation - niveau pratique requis
Savoir analyser - niveau pratique requis
Savoir s’organiser -niveau maîtrise requis
Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines - niveau pratique requis
Savoir s’adapter - niveau maîtrise requis
Savoir communiquer - niveau pratique requis

Autres : savoir rendre compte et alerter sur une situation à risque, faire preuve de discrétion, de réactivité, de rigueur, de minutie, de précision et de polyvalence. Avoir le sens de la pédagogie et de l’organisation. Savoir faire preuve d’autonomie dans l’exécution des différentes missions. Le travail est exercé au sein d’une équipe polyvalente où l’esprit d’équipe est de mise.