Vos missions en quelques mots

Groupe RIFSEEP : Groupe 1

Vos activités principales :

L'encadrement et le management des agents du pôle " finances et déplacements " répartis de la manière suivante :

- 4 agents au sein de la cellule " Finances " dont 1 régisseur d'avances ;

- 4 agents au sein de la cellule " frais de déplacements ".

Au titre de l'animation de la cellule " Finances ", il est attendu du chef(fe) de pôle de :

• Garantir le bon déroulement des processus d'exécution comptable ;

• Veiller à une qualité comptable en vérifiant la saisie des expressions de besoin ou des demandes d'achat dans Chorus formulaire et en procédant à leur validation ;

• Organiser le mode opératoire de collecte des attestations de service fait et le dispositif de relances si nécessaire ;

• Contrôler la conformité des pièces justificatives jointes à la demande selon la nomenclature des pièces justificatives de l'Etat et procéder aux actions correctives si nécessaire ;

• S'assurer du respect des procédures (contrat de service), de l'application des normes comptables (recueil des règles) et de la qualité des imputations ;

• Gérer le suivi des recettes en lien avec la refacturation des missions aériennes effectuées au profit de tiers (suivi des devis, des factures internes et titres de perception, et des rétablissements de crédits

• Concevoir la mise en place d'indicateurs de performance.

Au titre de l'animation de la cellule " Frais de déplacements ", il est attendu du chef (fe) du pôle :

• Un pilotage et coordination de l'activité des chargés de prestations de voyage ;

• Un contrôle et validation de tous les actes de gestion du processus déplacements, et notamment via l'outil Chorus DT lors de sa mise en œuvre : validation des ordres de missions et des états de frais dans l'outil Chorus DT, validation des bons de transport (hors Chorus DT), validation des demandes d'achat et validation des services faits dans l'outil Chorus Formulaire, supervision du contrôle de la facturation, ordonnancement des factures et états de frais ;

• Un contrôle des dépenses réglées par la régie sur ce périmètre ;

• Un accompagnement de la montée en compétences des chargés de prestations voyage (opérationnelle, outils..) et notamment dans le cadre du déploiement du progiciel Chorus DT ;

• Une conduite des analyses/expertises ponctuelles sur la performance de l'activité et de la politique voyage ;

. Une participation au suivi de l'exécution financière des frais de déplacement et à la mise en place d'indicateurs de performance.

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre :
Connaissances techniques :
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau maîtrise requis
Connaître l’environnement professionnel
niveau maîtrise requis
Avoir des compétences juridiques
niveau maîtrise requis
Savoir faire :
S’avoir s’organiser niveau maîtrise requis
Savoir rédiger niveau maîtrise requis
Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis
Avoir l’esprit de synthèse niveau maîtrise requis
Savoir être :
Avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise requis
Savoir accueillir niveau maîtrise requis
Savoir s’adapter niveau maîtrise requis
Savoir communiquer niveau maîtrise requis
Autre compétences :
Manager disposant de plusieurs années d’expériences réussies en encadrement d’équipes, vous êtes en capacité de fédérer vos équipes et de les faire monter en compétences.
Vous maîtrisez la conduite de projet et savez fédérer différents acteurs dans une logique de projet dans le respect des priorités et des délais.
Connaissance pratique de l’outil Chorus Chœur (restitution, pilotage indispensable).
Vos qualités relationnelles sont
• des atouts indispensables à la réussite de vos missions (interactions avec de nombreux partenaires institutionnels).
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Le Groupement des Moyens Aériens est en charge de la réalisation de missions de secours à la personne et de lutte contre les feux de forêts et d’observations et de liaisons. Pour cela, il est chargé du maintien en condition opérationnelle et de la mise en œuvre de la flotte et des équipages des 73 aéronefs (23 avions et 40 hélicoptères) de la sécurité civile. Il est constitué d’une unité opérationnelle délocalisée, la base de sécurité civile située sur l’aéroport de Nîmes-Garons, ainsi que de 23 bases hélicoptères (et 8 détachements saisonniers) répartis sur l’ensemble du territoire, y compris Outre-Mer). Le GMA est composé du groupement d’avions de la sécurité civile (GASC), du groupement d’hélicoptères de la sécurité civile (GHSC), d’une division technique (DT) et du service administratif et de soutien (SAS). Le GASC a pour mission principale la lutte contre les feux de forêt (bombardement d’eau ou de produit retardant). Il assure également des missions d’observation sur feux de forêt et de liaison. Le GHSC a pour mission prioritaire le secours d’urgence à personne.
Composition et effectifs du service
1 chef du pôle finances et frais de déplacements et 8 collaborateurs
Compo
Liaisons hiérarchiques
La Cheffe du Service Administratif et de Soutien (SAS) et son adjointe, la Cheffe du GMA
Liaisons fonctionnelles
L’adjointe de la cheffe du SAS, les chefs de groupements, les chefs de bases et leurs équipes, les correspondants DGSCGC, le SGAMI Sud et les fournisseurs
Durée attendue sur le poste : 3 ans