Chez Mindset Finance, nous accompagnons des dirigeants de PME, startups et scale-ups sur leurs enjeux financiers, organisationnels et stratégiques.
Notre conviction : une entreprise performante repose aussi sur une administration propre, structurée et outillée.

Nous recrutons un(e) Office Manager / Chargé(e) de gestion administrative & process pour renforcer l’équipe et participer activement à la structuration de notre organisation et de celle de nos clients.

Ce poste s’adresse à quelqu’un de fiable, rigoureux et efficace, qui aime quand les choses sont bien faites, mais qui a aussi envie de structurer, améliorer et automatiser.

Tu interviens à la fois :

• en interne, pour sécuriser et fluidifier l’organisation de Mindset Finance,

• chez nos clients, dans le cadre de missions de gestion administrative externalisée.

Tu es un point d’appui opérationnel, capable d’exécuter avec rigueur, mais aussi de proposer des améliorations concrètes.

Principales missions :

Gestion administrative & opérationnelle

• Gestion et suivi des factures clients et fournisseurs

• Suivi des paiements, échéanciers et relances simples

• Organisation et tenue des dossiers administratifs

• Interface avec les équipes internes, partenaires et outils

Process & organisation

• Structuration des process achats, ventes et RH

• Contribution à la préparation des clôtures comptables (sans production comptable)

• Mise en place de méthodes simples, claires et reproductibles

• Documentation des process et bonnes pratiques

Outils & automatisation

• Utilisation et paramétrage d’outils de gestion (facturation, compta, RH, organisation)

• Amélioration des workflows existants

• Mise en place d’automatisations simples pour réduire les tâches répétitives

• Participation au choix et au déploiement de nouveaux outils

Ce poste est fait pour toi si :

• tu as déjà une expérience solide en gestion administrative, office management ou opérations,

• tu es très organisé(e), fiable et rigoureux(se),

• tu sais gérer plusieurs sujets en parallèle sans perdre en qualité,

• tu es à l’aise avec les outils digitaux,

• tu as une appétence pour les process et l’amélioration continue,

• tu veux un rôle plus large qu’un simple poste d’exécution.

Ce poste n’est pas un rôle d’assistanat classique, ni un poste de RAF ou de DAF.

Ce que nous t’offrons :

• Un poste clé, avec un vrai périmètre

• De l’autonomie et de la confiance

• Un environnement exigeant mais bienveillant

• Une exposition à des problématiques variées (PME, startups, scale-ups)

• Des perspectives d’évolution vers des fonctions plus larges (ops, organisation, coordination)

Premier échange – 30 minutes (visio)

Entretien RH - 60 min (présentiel)

Entretien final - 60 min (présentiel)