MISSIONS GENERALES

Assurer la coordination administrative, RH, comptable et QHSE du Service Center.
Garantir la bonne gestion des activités support, le suivi des indicateurs clés, et le respect des procédures internes, en lien avec l’ensemble des interlocuteurs internes et externes.

INTERLOCUTEURS PRINCIPAUX

En interne : Directeur de Zone, Directeur service center, Responsable de site, Chef d’Atelier, Conseiller Services, Chef de Magasin, équipe RH, services achats, service formation, équipe comptable

En externe : Clients etc…

QUALITÉ

§  Commente et veille au respect des procédures et instructions qualité

§  Connaît les indicateurs de son services center / département

§  Veille à l’enregistrement et à la remontée des réclamations clients éventuelles

§  Fait part des dysfonctionnements constatés et propose des améliorations

§  Connait les interlocuteurs des différentes entités

POSITION DANS L’ORGANIGRAMME

Selon l’organigramme en vigueur

FONCTIONS ET TACHES PRINCIPALES

Gestion Administrative et Accueil :

§  Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients, prestataires et fournisseurs.

§  Gérer le support Administratif du Service Center.

§  Gérer le courrier, les fournitures, les archives et les documents administratifs.

Gestion comptable et financière

§  Suivre le recouvrement des impayés et les relations clients/fournisseurs.

§  Assurer le traitement de la facturation CER en back-up.

§  Traiter les factures dans les outils internes (SAP, Chorus, NERO).

§  Assurer la tenue de la caisse, les dépôts bancaires, et le suivi des investissements.

Gestion RH et formation

§  Actualiser les temps de travail, astreintes, congés et registres du personnel.

§  Organiser les visites médicales et déclarer les accidents du travail.

§  Coordonner et suivre la mise en œuvre du plan de formation du Service Center.

§  Diffuser les informations RH et animer la communication interne.

§  Planifier et coordonner les événements du site (Family Day, repas de Noël, etc.).

Référent Qualité / Sécurité / Environnement

• Actualiser le Document Unique, les organigrammes et la matrice des compétences.

• Gérer les autorisations de conduite, les obligations réglementaires et le suivi des formations sécurité (SST, incendie).

• Enregistrer et suivre les réclamations clients ainsi que l’évaluation des fournisseurs.

• Préparer et accompagner les audits internes et externes (CALIX, T.U.V.) et mettre en œuvre les plans d’action associés.

• Organiser les exercices d’évacuation et piloter les actions de prévention des risques.

• Superviser la gestion des déchets et assurer le suivi des enlèvements dans le respect des normes environnementales.

• Poste basé à Chassieu

Cette liste prend en compte les principales tâches, elle n’est pas exhaustive

La liste des procédures et directives liées à cette fonction est disponible sur l’Intranet de notre Société.

Toutes les procédures et directives doivent être appliquées sous peine de sanction. En cas d’impossibilité d’appliquer ces procédures et directives, le salarié doit en informer sa hiérarchie, qui doit prendre les mesures correctives.

§  Solides compétences en gestion administrative et comptable.

§  Bonnes notions RH et QHSE.

§  Esprit d’analyse, rigueur et sens de la confidentialité.

§  Excellentes qualités relationnelles et communicationnelles.

§  Maîtrise du pack Office et des outils internes (SAP, SalesForce, SIHR, etc.).

§  Polyvalence, autonomie et sens de l’organisation.