Vos missions en quelques mots

Groupe RIFSEEP: 3

Code fiche de l'emploi type : FPGH019

Vos activités principales

Le logiciel de gestion électronique des dossiers individuels de carrière des agents (GEDICA) de la préfecture de police - la suite Efalia - est un système d'information essentiel, déployé au sein des services gestionnaires de la SDP depuis l'année 2025.

Placé auprès de la cheffe du bureau de la numérisation et de la gestion des dossiers de carrière (BNGDC), l'administrateur fonctionnel de la GEDICA est en charge de quatre activités principales :

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1/ Contrôler la bonne utilisation de la GEDICA par les gestionnaires :

- Veiller au respect de l'intégrité, de la confidentialité et de la sécurité de ses données par ses utilisateurs, conformément à la législation en vigueur, notamment en matière de protection des données à caractère personnel et en matière de gestion des dossiers individuels de carrière.

- Administrer les droits d'accès et les habilitations de l'ensemble des utilisateurs de la DRH en s'appuyant sur les référents de chaque bureau gestionnaire pour la GEDICA, notamment, en en assurant la revue trimestrielle au regard des mobilités des gestionnaires.

2/ Veiller au maintien des conditions opérationnelles et de sécurité de la GEDICA :

- Identifier les besoins de maintenance corrective et évolutive de la GEDICA ; les solliciter à la direction de l'innovation, de la logistique et des technologies (DILT) de la préfecture de police, et en suivre l'exécution.

- Vérifier le bon fonctionnement des scanners dédiés à la numérisation des documents pour la GEDICA, et suivre les demandes de réparation ou d'investissement auprès de la DILT.

- Proposer, au besoin, des évolutions au paramétrage fonctionnel de GEDICA pour améliorer l'intégrité, la confidentialité et la sécurité des données.

3/ Accompagner les utilisateurs de GEDICA

- Garantir le bon niveau de compétence des gestionnaires de la GEDICA, nonobstant les mobilités, en animant la formation interne et le groupe des formateurs de la DRH.

- Dispenser des formations au besoin.

- Élaborer et modifier les référentiels internes.

- Assister les utilisateurs en difficulté en s'appuyant sur les référents de chaque bureau gestionnaire pour la GEDICA.

4/ Participer aux projets relatifs à la GEDICA

- Proposer, au besoin, l'évolution des procédures de gestion des dossiers individuels de carrière des différents bureaux de gestion, pour en améliorer l'efficacité, et élaborer et modifier les référentiels internes le cas échéant.

- Participer aux comités de pilotage de la GEDICA.

- Participer aux reprises de données dans la GEDICA en veillant à leur bonne intégration dans le logiciel Efalia, que ces données soit issues du précédent logiciel " Égéon Dicé " ou qu'elle résulte de la numérisation de dossiers en papier.

Durée attendue sur le poste : 3 à 4 ans

Profil recherché

Connaissances techniques

Règles de gestion des dossiers individuels de carrière des agents publics
(Maîtrise au bout de 4 mois)

Fonctionnement métier du logiciel de la GEDICA
(Maîtrise au bout de 4 mois)

Méthodologie de gestion de projets numériques
(Acquis)

Avoir des compétences en informatique

Savoir-faire

Observer, analyser et synthétiser

Conceptualiser des procédures

Conceptualiser les différents aspects d’une même action : juridique, numérique, pratique…

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Rédiger des référentiels métier

Prioriser

Savoir-être

Être disponible et à l’écoute des autres

Être pédagogue

Être organisé

Être force d’initiative

Être autonome