Activités principales

Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la responsable administrative et financière, le ou la chargé (e) de scolarité assurera la gestion administrative de la scolarité et le bon accueil aux Ateliers, en relation étroite avec l’équipe pédagogique et les directions support des Arts Décoratifs.

Administration / Organisation de la scolarité

Assure la gestion administrative et le suivi des inscriptions sur le logiciel scolarité : inscriptions en back office, annulations, vérification des pièces justificatives, etc…  

Assure le suivi de la facturation des familles (règlements, remboursements, impayés, etc…) en lien avec la responsable administrative et financière

Met en œuvre le programme pédagogique défini par la directrice et les cheffes d’atelier :

·        Suivi des plannings des cours/stages

·        Réservations des visites (musée des Arts décoratifs et autres musées ou sites extérieurs, salle de conférences, …) 

Transmet les informations utiles aux familles (dates de réinscription aux cours à l’année, dates des stages vacances, changement de lieu de cours, relances pour les règlements…)

Participe à l’organisation des événements et des journées portes ouvertes annuelles  

Organisation de l’accueil et de l’information 

Organise l’accueil des élèves et familles, en lien avec la direction des Ateliers, le service Sécurité et le service des publics : information, suivi qualité, suites réclamations…

Assure le bon accueil des familles : réponses mails et téléphoniques, sur place

Assure la communication interne en transmettant les informations générales aux équipes pédagogique, administrative et technique  

Aide à l’installation des cours des enseignants

Collabore avec 2 agents administratifs 

Gestion administrative, RH et budgétaire   

Gère les remplacements d’enseignants en relation avec les cheffes d’ateliers et la directrice

Etablit et transmet à la DRH les demandes d’embauche, les états d’heures et documents administratifs des enseignants, en lien avec la responsable administrative et financière 

Transmet à la responsable administrative et financière, les éléments nécessaires à l’élaboration du budget des Ateliers, des tarifications des cours et des stages

Niveau d’étude : Bac+2/3 en administration de projets culturels et éducatifs

Compétences et aptitudes :
Organisation, anticipation, rigueur et réactivité 

Esprit d’initiative

Aisance relationnelle et rédactionnelle

Autonomie et travail en équipe 

Maîtrise des outils bureautiques 

Maîtrise des techniques de rédaction et de présentation des documents 

Intérêt pour les pratiques artistiques et culturelles

Connaissances d’un logiciel de scolarité appréciées. Formation au logiciel ANIApps prévue.

Travail le samedi en alternance

Les candidats seront reçus par la Direction des Ateliers et par la Direction des Ressources Humaines