Missions :
Gestionnaire Départ :
Il/elle gère le suivi technique du dossier une fois obtenu l’accord formel du client. L’enjeu est la parfaite exécution du voyage réservé. Ce suivi essentiellement inclue les relations avec les fournisseurs terrestres, la conclusion du processus de vente/avant-départ (facturation, paiements, carnet de voyage, etc.). Il/elle peut travailler aussi bien pour des groupes ad hoc (groupe), des circuits (GIR) ou des individuels (FIT).
Gestionnaire base de données :
Organisation, mise à jour et saisie des données de gestion liées à l’activité de l’entreprise (et notamment les prestations, package, prestataires, clients/prospect, scenarii, données marketing) et tout autre élément entrant dans le cadre du système d’information (ERP, logiciels métier de l’entreprise).
De façon exceptionnelle, le/la collaborateur(trice) pourra être appelé(e) à pallier aux urgences sur les autres postes du service ou à conserver des fonctions accessoires qu’il/elle gérait antérieurement.
Rattachement et place dans l’organisation :

Gestionnaire base de données / Départ :

Il/elle s’assure de l’exécution (jour/jour, prestation par prestation) du voyage réservé :

• Il/elle s’assure que les prestations du dossier sont réservées, conformément aux éléments communiqués par le (la) Conseiller(ère) (FIT/groupe) ou conformément au circuit conçu par le(la) Responsable Production (GIR), en particulier que les prix d’achat correspondent à la cotation ; en cas d’écart de prix ou de prestation, il/elle en réfère immédiatement au (à la) Conseiller(ère) (FIT/groupe) ou au (à la) Resp. Production (GIR) ;
• Il/elle suit les prestations en request auprès des fournisseurs jusqu’à ce qu’elles aboutissent ;
• Il/elle vérifie que les prestations en option font l’objet d’une cotation auprès des fournisseurs, et suit leur concrétisation commerciale par le(la) Conseiller(ère) et/ou les intègre dans le carnet de voyage pour information client ;
• Il/elle s’assure du suivi de toutes les prestations contractuelles spécifiques à un (ou plusieurs) voyageurs telles que les demandes spéciales d’assistance dans les transports et les aéroports, les chambres individuelles, les repas spéciaux, etc. ;
• Il/elle peut effectuer, en cas de changements après la vente, la modification ou la modulation d’un programme selon les directives des Conseillers(ères) et/ou des Responsables Production (GIR).
  Il/elle gère le processus de réservation, avant le départ du client :
• Il/elle gère le suivi administratif : bulletin d’inscription, contrat, factures, vouchers et autres supports utilisés par les fournisseurs ;
• Il/elle crée le dossier Sapeig si nécessaire et y vérifie et, si besoin, met à jour les prévisions d’achats ; il/elle peut être ainsi en mesure de confirmer la marge attendue au (à la) Conseiller(ère) et alerter si elle parait trop faible ;
• Il/elle suit les paiements : vérification des paiements automatisés par carte, relance pour les soldes, demande de prélèvement automatique, Il/elle s’assure du suivi acomptes et les soldes clients soient payés sur toutes les prestations soumises à conditions particulières de vente (aérien et/ou hôtellerie) ;
• Il/elle gère les visas (y compris cartes de tourisme et formulaires type ESTA) des clients qui ont acheté ce service ;
• Il/elle effectue les déclarations d’assurances (lien avec le courtier) et assure le suivi en cas de sinistre (annulation client) ouvert ;
• Il/elle prépare les carnets de voyage et organise leur remise au client, s’assure que le client parte avec les documents nécessaires au voyage ;
• Il/elle organise les réunions de pré-voyages selon les directives des Conseillers commerciaux groupe et/ou des Responsables Production (GIR).
  Il/elle informe le(la) Conseiller(ère) qui gère la relation client dès connaissance d’un problème sur le dossier. Il/elle peut traiter directement avec le client sur des points de suivi technique et/ou impliquer un(e) Conseiller(ère) de la Maison concernée si nécessaire.
  L’organisation du service et la spécialisation de certain(e)s gestionnaires et/ou leur degré de qualification peuvent amener à ce qu’un(e) salarié (e) ne soit en charge que d’une partie des tâches ci-dessus définies, avec l’aval de sa hiérarchie.
  Le/la gestionnaire départs peut être sollicité(e) pour :
• Participer à des projets transversaux internes (type évolution des systèmes d’information, réflexion sur les méthodes de travail, etc.),
• Renforcer ponctuellement un autre département de la Maison (production ou ventes Groupes) en fonction des charges de travail respectives des uns et des autres.
  Dans les deux cas, il s’agit de missions à durées définies, qui sont en complément des activités principales mais ne s’y substituent pas (dans le cas où un(e) gestionnaire serait amené à travailler à temps plein sur un projet long, alors un avenant sera établi). Le temps qui pourra être consacré à ces missions devra être validé par le (la) responsable hiérarchique afin de s’intégrer correctement dans le planning général.

Gestionnaire Départ :
Afin de mieux connaître l’environnement de travail des Maisons dont il/elle est référente, il/elle dispose d’une période d’intégration au sein d’une équipe agence (FIT, GIR) ou en proximité des Conseillers(ères) groupe.
Il/elle bénéficie d’une autonomie large pour toutes les tâches récurrentes (carnets de voyage, gestion des visas, suivi des règlements…).
Pour des actions plus élaborées (modification d’un programme, gestion des reports…), il/elle travaille sous la directive du responsable hiérarchique et des Conseillers(ères) (groupe, FIT) ou des Responsables Production (GIR).

Certain(e)s gestionnaires départ peuvent avoir la qualité de superviseurs. Les superviseurs n’ont pas de responsabilité hiérarchique sur les autres gestionnaires : ils ont un rôle de représentation du directeur/directrice/responsable en cas d’absence ou dans des projets transversaux de l’entreprise, de coordination et d’animation, et d’assistance sur certaines tâches (exemple : planning, recrutement, formation des nouveaux, etc..). Ils sont en général par leur expérience ou leur expertise plus séniors dans leur fonction de gestionnaire départs que les autres membres de l’équipe.
Gestionnaire base de données :
Les tâches s’effectuent sous la dépendance d’autres collaborateurs.
Les procédures sont fixées mais il/elle peut être amené(e) à les adapter aux demandes à traiter.
Il/elle peut aussi être amené(e) à faire des propositions à son chef de service dans le but d’améliorer la réponse aux demandeurs.

Technicité & compétences :
Gestionnaire Départ :

• Excellent sens du relationnel et du service : services internes, externes et (parfois) clients
• Rigueur, précision, respect des échéances et des procédures
• Suivi, classification et rangement (dossiers informatiques)
• Maîtrise du GDS, des logiciels d’exploitation et des logiciels bureautiques
• Niveau d’anglais, ou d’une autre langue étrangère (espagnol, chinois, …) permettant les communications avec les prestataires.

Gestionnaire base de données :
L’emploi nécessite l’utilisation de techniques simples spécifiques à son exercice, la maîtrise de base de l’outil informatique.et une connaissance suffisante de l’ERP de l’entreprise (ALIZES ou autres).
Sur les outils concernés, il/elle doit être capable de dépanner les utilisateurs sur des problèmes simples.

✓ Grande autonomie sur l’ensemble des tâches listées,
✓ Connaissance et maîtrise plus grande des logiciels,
✓ Capacité à proposer des modifications ou modulations complexes de programme,
✓ Autonomie plus importante dans la gestion des reports ou annulations.
✓ Capacité à accompagner et former de nouveaux agents de réservation (rôle de référent) en transmettant leur savoir-faire sans pour autant être leur supérieur hiérarchique.

-Un premier entretien RH
-Un second entretien Manager