Rattaché(e) à la direction finance, vous êtes un acteur clé du bon fonctionnement administratif et organisationnel de l’entreprise. Vous assurez la gestion quotidienne des opérations internes, veille à l’optimisation des processus administratifs et logistiques. Vous êtes le point de contact central pour l’ensemble des services en interne, en lien avec les collaborateurs, les fournisseurs et les prestataires externes. Vous êtes en posture de support auprès des équipes de la direction au quotidien et dans les temps forts tout au long de l’année.

25heures / semaine

Missions principales

Accueil & Services Généraux

• Accueil physique des visiteurs et gestion des appels entrants

• Réception, tri et distribution du courrier et des colis

• Commande et gestion des fournitures et consommables (bureautique, hygiène, etc.)

• Réassort régulier des zones partagées : cuisine, sanitaires, salles de réunion

• Suivi de la propreté, de l’entretien des locaux et de l’état général des bureaux

• Signalement et suivi des incidents techniques mineurs

• Gestion et suivi des contrats de prestataires : ménage, sécurité, maintenance, etc.

Logistique & Support administratif

• Organisation logistique des réunions : réservation de salles, préparation matérielle

• Classement, archivage et mise à jour de documents administratifs

• Gestion des déplacements professionnels (réservations, planning, etc.)

• Suivi et relance des notes de frais collaborateurs

• Entretien de base des plantes (arrosage régulier)

Support Ressources Humaines

Onboarding & vie de bureau

• Préparation et remise des pochettes de bienvenue aux nouveaux collaborateurs

• Attribution et gestion des badges d’accès

• Coordination logistique du poste de travail à l’arrivée

Environnement de travail & communication

• Veille au confort, au bon fonctionnement et à la sécurité de l’environnement de travail

• Interface avec les collaborateurs pour les demandes du quotidien

• Diffusion d’informations internes, notes de service (si besoin)

• Organisation logistique des événements internes (team buildings, réunions d’équipe, etc.)

• Présence requise lors des événements et coordination sur site

Missions transverses & ponctuelles

• Soutien aux équipes selon les besoins ponctuels (projets, réaménagements, urgences…)

• Gestion des urgences logistiques et imprévus du quotidien

• Réactivité dans la résolution de problèmes opérationnels

Compétences techniques obligatoire

• Maîtrise des outils bureautiques (Google Workspace, Excel, CRM…)

• Aisance avec les outils de communication interne (email, chat, formulaires…)

Savoir-être & qualités personnelles

• Sens du service, organisation, rigueur et polyvalence

• Autonomie, réactivité, esprit d’initiative

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Capacité d’adaptation à des environnements dynamiques et évolutifs

• Gestion des priorités dans un contexte multitâche

Expérience et qualifications :

• Bac +2 minimum (BTS Assistant de Manager ou DUT GEA/PME - PMI…).

  Nous encourageons toutes les candidatures, y compris celles de personnes en situation de handicap (RQTH)

Ce poste nécessite une présence effective sur site a raison de 25 heures / semaine.

• Préqualification avec Julie, RH

• Entretien avec Razika, Directrice financière

• Entretien avec Céline, DRH

Dans le cadre de votre candidature à l’une de nos offres d’emploi, la bellenergie réalise un traitement de données afin de réceptionner et d’examiner que votre candidature est en adéquation avec le poste proposé.

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