Votre rôle

En tant qu’Office Manager, rattaché·e à la Directrice Financière, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de notre siège. Vous serez responsable de la gestion administrative, logistique et de l’organisation des espaces de travail, tout en assurant un accueil chaleureux et un onboarding efficace des nouveaux collaborateurs. La gestion RH et Paie ne fait pas partie du périmètre.

Le temps de travail s’entend sur les 5 matinées de la semaine, soit 20h par semaine. Le nombre d’heures peut être évolutif dans le temps (de 20 à 30 heures)

Missions principales

• Gestion administrative : gestion des contrats courrier (affranchissement, collecte), classement, gestion des contrats fournisseurs. Vérification des factures et transmission au service comptable.

• Gestion du bureau : commande et gestion des fournitures, suivi des prestataires (nettoyage, maintenance, imprimantes, …), gestion des équipements et locaux. Accueil des visiteurs et réception des livraisons.

• Gestion du parc informatique en lien avec un prestataire externe : tenue du dashboard des équipements bureautiques (PC, casque, …) et suivi de la résolution des tickets ouverts. Mise à jour des mailing lists.

• Onboarding/ Offboarding : préparation du poste de travail avec le prestataire IT externe (PC, accessoires et accès ), coordination du kit d’accueil et accueil des nouveaux arrivants. Assurer le retour du matériel et la clôture des accès.

• Vie d’équipe : support à l’organisation d’événements internes, coordination entre les équipes siège, agence et télétravail

Pourquoi nous rejoindre ? Un poste au coeur de l’entreprise avec un rôle transverse et opérationnel

Compétences requises :

• Sens de l’organisation et des priorités, autonomie et rigueur. Orienté solution.

• Bon relationnel, polyvalence et proactivité.

• Bonne capacité rédactionnelle, à l’aise à l’écrit comme à l’oral

• Maîtrise des outils bureautiques (SharePoint, application collaborative type Teams et Trello, MS Office, notamment tableur Excel)

Formation et expérience :

• Bac +2/3 minimum (type BTS Assistant de gestion/ administratif ou autres licences similaires.

• Expérience de 2 à 5 ans dans un poste similaire souhaitée

Un entretien visio avec la directrice administrative et financière

Une entrevue avec le Directeur Général