Healthcademia, d’envergure internationale, regroupe des établissements d’enseignement supérieur privés spécialisés dans les formations médicales et paramédicales en initial et en formation continue. Healthcademia compte en France 12 établissements « Institut Supérieur d’Optique » dédiés aux métiers de la Vision, 3 Instituts de Formation « Ecole d’Assas » dédiés aux métiers de rééducation en kinésithérapie, podologie et ergothérapie et un département dédié à l’activité de Formation Professionnelle Continue : « ISPS FP ». Nous formons chaque année 4200 étudiants et 1650 professionnels de santé grâce à notre équipe de passionnés et experts d’environ 600 collaborateurs. 

Dans le cadre d’un surcroit d’activité et de la structuration de nos procédures internes, nous recherchons un gestionnaire administration des ventes pour rejoindre les équipes du siège situées dans le 15ème arrondissement de Paris dans le cadre d’un CDD de 6 mois.

Le gestionnaire administration des ventes fait la liaison entre nos écoles et les prestataires extérieurs (clients). Son rôle est de suivre la signature des contrats et gérer toutes les démarches administratives qui en découlent. 

Rattaché au service comptable composé de 9 collaborateurs, et plus spécifiquement à la comptabilité clients, vous êtes le garant de la mise en place des contrats de formation et des financements liés à leurs alternances ainsi que de leur facturation, pour nos 12 écoles d’optique en France. 

Sous la responsabilité hiérarchique du référent comptabilité client, vous assurez notamment les missions suivantes propres à votre portefeuille d’écoles : 

Saisie de contrats et vérification de sa conformité : 

• Gestion et suivi des CERFA et des conventions de formations ; 

• Création des financements ; 

• Suivi des signatures électroniques et transmissions des dossiers aux OPCO ; 

Effectuer la prise en charge OPCO : 

• Suivi des accords de prise en charge par les OPCO ; 

• Mise en conformité des contrats si nécessaire en collaboration avec les entreprises ; 

Facturer et suivre l’encaissement : 

• Suivre les échéanciers de facturations indiqués par les OPCO ; 

• Facturations et sa transmission aux OPCO et aux entreprises ; 

• Recouvrement tout en préservant la relation client et l’image de l’entreprise ; 

• Gestion des ruptures de contrat  

NB : Cette liste est non exhaustive et pourra être revue selon les besoins du service.

Vous disposez d’une formation supérieure (bac +2/ 3) en Gestion ADV ou comptabilité, et d’une première expérience réussie de 5 ans minimum dans le domaine de l’administration des ventes.  

Vous êtes méthodique, organisé et êtes reconnu pour votre rigueur dans le suivi de vos dossiers. 

La connaissance du secteur de l’éducation serait un plus. 

Savoir-faire 

• Aisance sur Excel (TCD, recherche V, …) 

• Maitrise du logiciel Yparéo (facturation…) appréciée 

• La connaissance des bases sur la comptabilité (facturation) est un plus 

• Connaissance des mécanismes de financement des formations et plus spécifiquement de l’apprentissage appréciée 

• Capacité à gérer des conflits (recouvrement) et à proposer des solutions 

• Participer à la mise en place et à l’exécution des procédures, et suivi des directives 

• Respect du calendrier et des échéances (délais de facturation, …) 

Savoir être 

• Qualités relationnelles et sens du service « client » : écoute, diplomatie, patience et fermeté 

• Savoir travailler en autonomie, tout en réalisant un reporting régulier de son activité 

• Adaptabilité et sens de l’organisation/ proactivité 

• Savoir travailler en équipe 

• Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés et de tout niveau 

• Fiabilité et rigueur dans l’exécution des missions 

• Sens de l’analyse  

🔎Informations supplémentaires : 

Temps plein 39h, CDD 6 mois  
Salaire selon profil 
Tickets restaurant (10€/jour travaillé - 60% à la charge de l’employeur) 
Prise en charge mutuelle à 100% du forfait de base par l’employeur 
Forfait mobilité durable

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