L’assistant de direction H/F sera sous la responsabilité hiérarchique de la direction Juridique et assurera l’assistanat des départements Juridique, Ressources humaines et Finances de l’institut, ces trois directions travaillant en étroite collaboration sur de nombreux sujets.

Les missions qui lui sont confiées sont:

• Assurer l’assistanat partagé des Direction Juridiques, Ressources humaines et Finances :

  •  Assurer l’assistanat pour les directions RH, Finances et Juridique : planification et organisation de réunions et comités, réservation de salles et préparation logistique, rédaction de compte rendu de réunion le cas échéant

  • Participer à des actions de communication relatives à l’activités des trois directions, en coordination à avec le service communication de l’institut

  • Piloter la gestion des notes de frais et des bons de commande liés à l’activité des trois directions 

• Assistanat juridique gestion des contrats

  • Suivre les contrats liés aux activités de valorisation et recherche clinique, ainsi qu’aux affaires générales ;

  • Mettre à jour la base de données Contrats et tenir les tableaux de suivi ;

  • Coordonner les circuits de validation, d’information, de signature et distribution des contrats ;

  • Suivre les dates d’échéances des contrats, alerter et relancer les équipes concernées ;

  • Participer à l’archivage numérique et papier des dossiers et contrats ;

•  Participation à divers projets RH/RSE

  • Organisation des séminaires trimestriels des nouveaux entrants (planification, communication, organisation logistiques) et participation à l’organisation d’évènements organisés par la direction des ressources humaines (semaine QVCT par exemple)

  • Participation à la dynamique RSE et de sobriété énergétique et environnementale (suivi des actions, organisation des cafés sobriété, planification et cadencement des travaux)

L’assistant H/F pourra se voir confier des missions complémentaires et/ ou participation à projets en fonction de l’évolution et de l’organisation des départements.

COMPETENCES

• Capacités rédactionnelles et esprit de synthèse ;

• Connaissance de base en droit des contrats

• Maitrise de l’anglais (savoir lire et rédiger des courriers en anglais ; savoir répondre au téléphone et organiser des réunions en langue anglaise) ;

• Savoir être force de proposition

• Parfaite maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

QUALITES

• Rigueur, organisation, discrétion, autonomie ;

• Adaptabilité, flexibilité et réactivité ;

• Esprit d'équipe, sens du service, conscience professionnelle ;

• Savoir évoluer au sein d’un environnement complexe et exigeant.

DIPLOME ET EXPERIENCE

• Formation Bac+2/+3 Assistanat de direction, SAM, Gestion PME ou assistanat juridique

• 2/3 ans d’expérience ;

• Première expérience dans le domaine juridique souhaitée.

NATURE DU POSTE

•  CDI

• Prise de fonction dès que possible ;

• Localisation : Institut Imagine - 24 boulevard du Montparnasse 75015 PARIS ;

• Salaire selon profil et expérience.