CONTEXTE
Le/la Coordinateur.ice Administratif Evènements travaillera à la fois auprès de la Direction Développement Scientifiques, et l’équipe SIBBIL (Navigation, Sensorimotor Integration Brain & Body Integration Lab) avec comme langue principale l’anglais.
 

 MISSIONS PRINCIPALES
Rattaché à la Directrice du Développement Scientifique, le/la Coordinateur.ice Administratif Evènements sera chargé.e des missions suivantes :
 
1.Préparer les missions de chercheurs invités dans le cadre de l’animation scientifique pour chaque domaine (séminaire d’experts ou conférences / ateliers dédiés), selon les procédures propres à chaque employeur (INSERM, CNRS, Sorbonne Université, Fondation ICM)

- Recueillir les demandes de mise en mission, préparer, faire valider par le missionnaire
- Établir les ordres de missions dans les outils propres à chaque employeur
- Gérer les réservations transports / hôtels
- Instruire les demandes d’avance sur frais
- Recueillir les justificatifs de frais de mission et préparer les demandes de remboursement

 
2. Préparer les évènements d’animation scientifique interne ainsi que conférences nationales et internationales

- Interne : réservation de salles, planification d’agenda, rédaction de compte rendu
- National et international : mission des chercheurs (transport, logement) et logistique de leur venue et présentation

 
3. Préparer les commandes avec devis selon les procédures en vigueur de la Direction des Finances

- Préparer la demande d’achat en vérifiant la conformité (imputation, éligibilité et disponibilité des fonds) des demandes d’achat des plateformes et valider auprès de la direction financière les demandes d’achat spécifiques tel que d’équipement
- Assurer le suivi systématique des commandes depuis l’émission du bon de commande (en lien avec le service Achats) jusqu’à la réception à l’Institut (en lien avec le service Logistique)
- Assurer ou s’assurer du rattachement de toutes les pièces justificatives dans les outils de gestion
- S’assurer, pour les commandes sur fonds publics, de la mise à disposition des factures par les fournisseurs, en les relançant le cas échéant
- S’assurer du respect des différents circuits de validation (DAE, maintenance, …)


4. Préparer les entretiens des chercheurs en vue de communication scientifique

•    Niveau bac +2/3 (BTS, DUT) ou Formation en comptabilité et gestion
  * Expérience d’au moins 2 ans en gestion, organisation d’évènements ou communication 
   
  SAVOIR-FAIRE
  * Assurer la gestion financière et administrative d’un service (commandes, missions, recrutements)
  * Collecter les indicateurs et les informations nécessaires au suivi d’un budget
  * Maîtriser des outils d’Intelligence Artificielle et de vérification de contenus
  * Gérer des systèmes de classement
  * Organiser les échanges, conclusions marquantes, photos, vidéos et mémoire des évènements scientifiques
  
  SAVOIR
  * Connaissance de la gestion financière et administrative, des règles de la comptabilité et des marchés publics
  * Connaissance du milieu de la recherche
  * Connaissance de logiciel de pilotage financier
  * Connaissance des outils d’édition de vidéos
  * Maîtrise de l’anglais (Niveau B1 du CECRL) et du français à l’oral comme à l’écrit
  * Excellente capacité de planification, de rédaction et de synthèse
  * Maîtrise des outils bureautiques, IA, réseaux sociaux, format vidéo
  
  SAVOIR-ÊTRE
  * Adaptation, autonomie
  * Prises d’initiatives, assertivité et proactivité, polyvalence
  * Bonne capacité d’organisation, rigueur
  * Sens du relationnel, travail en équipe et fiabilité
  * Communication facile et efficace
   
  
  L’Institut du cerveau s’engage pour lutter contre toute forme de discrimination. Nous garantissons un environnement de travail inclusif et respectueux de toutes les diversités.
  Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
  
   
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