Office Manager en Coworking Mi-temps

Imagin’Office est un expert des espaces de travail clé-en-main. Coworking, bureaux privatifs, plateaux sur-mesure, salles de réunion et événementielles : chaque lieu est designé avec soin pour offrir des conditions de travail optimales aux résidents. Les services et animations proposés par les Imagin’officers en font des lieux accueillants qui mettent à l’honneur la performance des entreprises : délestées de leurs préoccupations immobilières, elle peuvent se focaliser sur leur business. Le réseau, piloté par une équipe de passionnés, compte 6 implantations à Paris, en Ile-de-France et à Lyon, et s’étendra à 20 sites d’ici 2025 !

Garantir l’excellence opérationnelle des espaces

o Être le garant du maintien de l’excellence opérationnelle de son espace

o Suivre la qualité et la conformité des prestations délivrées dans son espace et tenir à jour les outils de reporting interne

o Superviser l’ensemble des prestataires intervenant au sein des espaces : WIFI, ménage, tri des déchets, imprimantes, etc.

o Gérer les arrivées et départs des membres pour assurer une expérience premium

o Garantir la satisfaction de ses membres et répondre à leurs demandes quotidiennes

o Etre source de solutions face aux remontées clients (problème de connexion internet, etc.) en collaboration avec le responsable technique

o Traitement du courrier : réception, distribution aux membres

o Inventaire du matériel disponible, gestion des achats/stocks

o Réception des commandes de consommables Imagin’Office

o Échanger avec les Imagin’Officer des autres espaces pour homogénéiser les démarches et challenger les réflexions

o Participer à des missions transverses (exemple : harmonisation des espaces pour renforcer l’image de marque d’IO)

Être l’ambassadeur d’Imagin’Office au sein des espaces

  Animation :

o Faire vivre la communauté des clients Imagin’Office en créant des synergies pour démultiplier les opportunités business 

o Organiser des animations pour rendre son espace vivant et accueillant pour tous nos membres

o Véhiculer l’ADN et les valeurs d’Imagin’Office au contact des clients dans la gestion et l’animation des sites au recours de différents canaux de communication : présentiel et digitaux (Slack, etc.).

o Être à l’écoute des clients et gérer les adaptations nécessaires au sein des espaces

Evènementiel :

o Gestion des réservations de salles de réunion et autres privatisations (via nos partenaires ou en direct)

o Relation avec le client, prise en compte de son besoin en amont, proposition d’une offre en accord avec les capacités de l’espace, accompagnement le jour de la réunion, récolte de feedback pour améliorer les process, Mise en place de la salle en fonction des besoins clients

o Prise de contact avec les traiteurs partenaires, gestion des devis et installation dans la salle de réunion le jour-J

Commercialiser les espaces

o Participation aux visites et au développement c de son espace en soutien de l’équipe commerciale

o Développer le chiffre d’affaire services annexes et salles de réunion en étant force de proposition

COMPETENCES CLES DE SUCCES

• À l’écoute, enthousiaste, agile, débrouillard, créatif, organisé, sens du service, team player

• Souci du détail, rigueur et efficacité. Envie d’entreprendre

• Compréhension de l’écosystème des startups

• Très bon niveau d’expression orale et écrite (en français et en anglais) et ouvert aux cultures étrangère

Recrutement en 4 étapes :

Entretien en visio de 30 min

Test de compréhension

Entretien en présentiel avec son futur Area Manager

Entretien en présentiel avec le co-fonder ou le responsable des opérations