Au sein du département “Membership and Communities” le/la chef de projet relations business et communautés a pour mission principale d’engager les décideurs dans le cadre d’événements internes ou tel que Vivatechnology : accompagnement à la sélection de conférences, de masterclass et à la planification de rendez-vous business, création d’un palmarès

VOS MISSIONS

1/ Mise en place de rendez-vous business - évènements digitaux & sustain 

Lors des forums & meetings, côté participants : 

• Démarchage des participants (Mails, appels et relances personnalisées)

• Accompagnement du participant et personnalisation de sa venue selon ses enjeux (récolter des enjeux, compréhension de leurs besoins…) par visio

• Force de proposition de partenaires & création de rdv via la plateforme dédiée selon les enjeux du participants

• Jour J de l’événement : en charge de la bonne exécution des rendez-vous et de rendez-vous informels 

• Re-programmation des RDV post événement

Lors des forums & meetings, côté partenaires : 

• Prise de note lors des calls d’onboarding 

• Follow up call onboarding avec partage des bonnes pratiques

• Suivi des partenaires hebdomadaire et réponses à toutes les demandes entrantes 

• Jour J de l’événement : être le contact des partenaires 

• Re-programmation des RDV post événements

• Bilan et reporting des rendez-vous

2/ Gestion d’un projet de planification de rendez-vous business sur le salon Viva Technology entre des startups et des marques : 

Mise en place du projet : 

• Co-construire avec Vivatechnology le concept des rendez-vous business sur le salon : le dispositif (nombre d’exposants vs participants), le lieu, les horaires …

• Créer un retroplanning pour chaque actions prévues

• Être force de proposition sur les thématiques à pousser

• Créer des landing pages pour la mise en avant du produit sur le site Vivatechnology (en collaboration avec les équipes Vivatechnology)

  Opérationnel : 

• Qualifier les expertises des startups présentes dans le dispositif

• Prise de contact avec les directions participantes à l’événement

• Détection des projets et sujets de réflexion des participants

• Matchmaking avec les expertises des start-ups adaptées

• Gestion des plannings des participants

• Création d’invitations numériques via Canva

• Présence les jours-J et gestion de la logistique sur place

  Post-événement : 

• Faire les bilans des rendez-vous (taux de show, moyenne de rendez-vous par startups, moyenne de rendez-vous par participants…) 

• Faire un bilan des process internes (temps passé, résultats, points d’améliorations pour les prochaines éditions…) 

3/ Organisation du palmarès annuel HUB35 Sustainable : 

• Création des éléments de communication : présentation, mise à jour des pages de candidatures, création des kits de communication

• Actions pour reçevoir des candidatures : Scrapping linkedin, démarchage écoles, mails bases HUB Institute, campagnes social media.

• Réception des candidatures

• Organisation du jury de sélection

• Mise en place du kit de communication pour annonce des lauréats : page portraits, vignettes, communiqué de presse

• Organisation et présence jour J

4/ Organisation d’évènements premiums (dîners sur-mesure, déjeuners, sustain friday) en collaboration avec vos responsables

• Gestion de projet de A à Z : 

• Trouver un lieu où se déroulera l’événement

• Point de contact du partenaire

• Co-construction de l’événement : thématique, déroulé, speakers

• Rédaction d’une invitation percutante et gestion des relances

• Veille à la mise à jour des informations sur HUB Communities

• Recrutement de l’audience selon wishlist (Invitation & relances personnalisées)

• Organisation du placement de table(s)

• Gestion du follow up participant

• Reporting & analyse de chaque événement (financière, taux participation..)

• Vous êtes complètement à l’aise au téléphone et avez une 1ère expérience en prospection/relation client

• Vous êtes très organisé.e et avez une appétence pour le relationnel

• Vous bénéficiez de très bonnes capacités d’analyse et de synthèse, de même que d’excellentes qualités rédactionnelles et une orthographe irréprochable

• Vous êtes passionné.e par l’innovation et le digital. Vous comprenez son impact sur les marques et les organisations.

• Vous êtes autonome avec les nouvelles technologies (environnement Google, Asana et Hubspot)

• Vous êtes d’une grande curiosité et bénéficiez d’une bonne culture générale

• Vous avez une capacité à travailler en équipe comme en autonomie

• Vous êtes orienté.e client et recherche de solutions

• Vous êtes disponible pour un stage de 6 mois à partir de Janvier 2024