Missions

Sous la responsabilité d’une Office Manager expérimentée, vous assurez la gestion opérationnelle des services généraux, du suivi comptable et financier de l’entreprise ainsi que de l’administration du personnel.

Activités

Comptabilité / finance :

• Créer les fiches clients dans les outils de l’entreprise (CRM, facturation, etc.) ;

• Établir les factures, suivre les encaissements clients, assurer les relances en cas d’impayés ;

• Contrôler les factures fournisseurs, valider la bonne exécution des prestations ;

• Récupérer les justificatifs de paiements, catégoriser les opérations financières en suivant le plan de comptabilité analytique de l’entreprise, suivre la trésorerie et mettre à jour les prévisions ;

• Aider à la préparation des documents nécessaires à l’établissement des situations comptables intermédiaires ;

Services généraux :

• Organiser les espaces de travail,

• Suivre le niveau des fournitures et préparer les commandes,

• Animer les prestataires (ménage, travaux, etc.),

• Prendre en charge l’organisation des déplacements : réservations des billets de train, des hôtels, etc.

• Participer au respect des règles de vie, d’hygiène et de sécurité dans les locaux de l’entreprise,

RH :

• Publier les offres d’emplois,

• Participer à l’accueil des nouveaux collaborateurs,

• Préparer les éléments de paye : temps de travail, suivi des congés et des absences des collaborateurs, justificatifs de transports en commun, transmission des informations cabinet comptable, vérification des fiches de paye, contrôle des notes de frais, etc.

Compétences attendues

• Dynamique et adaptable

• Excellente maîtrise des outils de bureautique Word, Excel, PowerPoint

• Maîtrise de l’anglais (parlé et écrit)

• Excellent niveau de français (orthographe et expression orale)

• Bon relationnel