Havas International est le hub international d’Havas Média, l’un des plus grands groupes de communication au monde. En charge du management, de la coordination et de l’implémentation des campagnes media de grands annonceurs mondiaux tels que Hermès, Michelin, Meetic, Le Parlement Européen, CapGemini, Paypal, Atout France, Orange, Carrefour, BNPP, ce département est aussi et surtout 80 collaborateurs issus du monde entier, et tous animés par cette passion commune de la communication internationale. Une entité agile et à taille humaine qui jongle entre conseil, stratégie des moyens, coordination, et implémentation sur l’ensemble des médias qu’ils soient offline ou digitaux.

Vos futurs défis ?

Nous recherchons un(e) collaborateur(trice) qui assure la saisie et le suivi des devis d’un portefeuille client impliquant : 

• La saisie des devis des campagnes media 

• La coordination de la facturation client 

• Le rapprochement des factures scannées avec les bons de commande pour valider le paiement fournisseur 

• La coordination avec les services comptables internes, les fournisseurs et les experts/traders 

• La production et l’analyse de dashboard pour l’analyse des investissements clients

• Une attention particulière à l’application des procédures liées aux spécificités client

RESPONSABILITES :

Saisie des Devis 

• Saisie des devis sur l’ensemble du portefeuille client 

• Interface avec les équipes experts achats et les départements finance et comptabilité 

• Exploitation de la base de données gestion Devis 

• Extraction des statistiques, suivi des investissements clients, points clients… 

Gestion des factures 

Vérification de la bonne réception des factures fournisseurs (régies) et suivi des écarts 

• Mettre en forme un état des pièces en attente de validation par département, en contrôler la cohérence et la communiquer aux chefs de groupe/responsables de pôles experts  

• Envoi de ces états auprès des acheteurs pour animer des réunions hebdo autour d’un compte rendu 

• Envoi de ces états auprès des régies pour réclamation des pièces non reçues 

• Prendre toutes les mesures nécessaires à la résolution des écarts dans les meilleurs délais (y compris la modification des devis si validé avec Expert ou Responsable gestion expert) 

Coordination avec l’équipe comptable et les régies 

• Assurer l’interface entre les experts achat et la comptabilité fournisseur dans le flux de facturation 

• Assurer l’interface avec les régies dans le traitement des litiges

Traitement des spécificités clients (Mandat/Non Mandat, TVA) 

L’achat d’espace est très réglementé en France et la gestion de ces achats pour nos clients, à la fois en France et à l’international, implique deux types de gestion qui nécessitent une attention et une vigilance très particulière. 

Contrôle interne sur :  

• La mise à jour des devis 

• La facturation client 

• La coordination avec le recouvrement client et les relances

Votre profil ?

• Bac +2 / Bac +3 

• Organisé(e), méthodique et rigoureux(se) 

• Autonome 

• Anglais professionnel écrit et parlé nécessaire 

• Maîtrise d’Excel 

• Adaptation rapide à de nouveaux outils informatiques 

• Bon relationnel (fournisseurs + équipes internes) 

• Suivi scrupuleux des procédures en place 

Les modalités :

💡 Contrat d’apprentissage ou de professionnalisation

📆 Durée de 12 mois   

📍 Puteaux, Havas Village (Métro 1, Esplanade de la Défense)

⏱️ Dès que possible

Les avantages :

• Télétravail possible jusqu’à 2 jours par semaine

• 75 % du titre de transport remboursé ou 500€ de forfait mobilité durable

• Un restaurant d’entreprise et un Starbucks avec la participation de l’agence pour ton déjeuner

• Un accès à la salle de sport “Tony Tonic” pour 5€/mois (sans engagement)

• Un accès aux avantages CSE : des places de cinéma à prix réduits, des places de concerts et d’évènements sportifs, une subvention pour les activités sport/culture... 

• Services village Havas : conciergerie, vélo ⁠électrique, navette entre la Tour Havas x la Défense, films en avant-première...

Vous intégrerez une entreprise garantissant l'égalité des chances et qui valorise la diversité.