Description du poste et Missions

Description du poste et Missions

L'EHPAD Mutualiste de Pessac recherche un Agent administratif et d'accueil (H/F) en CDI à compter du mois de Mai 2026, dans le cadre d'un départ à la retraite.

Les missions non exhaustives :

Assure un relais de communication en interne et en externe

- Assurer l’accueil au sein de l’établissement : réception et information du public externe et interne

- Apporter un premier niveau de réponse aux demandes et problèmes courants entrant dans leur champ d’intervention

- Recevoir et orienter des appels et messages téléphoniques

- Renseigner, accompagner et orienter les résidents et familles dans les démarches administratives

- Recueillir les demandes diverses des résidents (absences, etc.)

- Faciliter la diffusion de l'information au sein de l'entreprise (reproduire et diffuser des documents...etc.)

- Renseigner les usagers et les visiteurs sur le fonctionnement de l’établissement et sur les modalités d’admission

- Peut être amené à réaliser les visites commerciales de l’établissement

- Assurer la réception et le contrôle des livraisons

Gestion administrative

- Réaliser la facturation mensuelle et frais annexe des résidents en faisant le lien avec les organismes liés (Conseils départementaux…)

- Tenue de la caisse et du coffre de l’établissement

- Actualiser le registre des entrées/sorties des résidents

- Actualiser les documents administratifs en lien avec l’établissement (fiches petit déjeuner, listing résidents…)

- Préparer, mettre en forme les documents et courriers

- Gérer le traitement du courrier destiné aux résidents et à l’établissement (réception, tri)

- Gérer les dossiers d’entrée et de sortie

- Constituer le dossier administratif du résident et en assurer son suivi tout au long du séjour

- Assurer le suivi l’ensemble des documents légaux destinés aux résidents

- Rédiger des documents ou des supports administratifs (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire...)

Gère les fournitures du service et matériel de bureau

- Vérifier le stock du matériel de bureau

- Passer des commandes d'approvisionnement

Un doublon sera réalisé afin de vous familiariser avec le poste d'assurer une passation en douceur.

Profil recherché

Expérience souhaitée en établissement médico-social et connaissance des acteurs du secteur de la santé

SAVOIRS

• Maîtrise des logiciels courants de bureautique

• Outils de suivi d'activité, des tableaux de bord

• Techniques de secrétariat et les méthodes de classement et d'archivage

• Technique accueil physique et téléphonique

  SAVOIRS FAIRE

• Trier et organiser le classement de documents et dossiers

• Qualités rédactionnelles

• Organiser et classer des données, des informations et documents

• Travailler en équipe

• Prévenir d’une situation et alerter en cas de dysfonctionnement

• Savoir identifier et transmettre les urgences

• Respecter le secret professionnel/faire preuve de discrétion
  

SAVOIRS ETRE

• Organisation

• Disponibilité et écoute

• Aisance relationnelle

• Discrétion

Profil recherché

Expérience souhaitée en établissement médico-social et connaissance des acteurs du secteur de la santé

SAVOIRS

• Maîtrise des logiciels courants de bureautique

• Outils de suivi d'activité, des tableaux de bord

• Techniques de secrétariat et les méthodes de classement et d'archivage

• Technique accueil physique et téléphonique

  SAVOIRS FAIRE

• Trier et organiser le classement de documents et dossiers

• Qualités rédactionnelles

• Organiser et classer des données, des informations et documents

• Travailler en équipe

• Prévenir d’une situation et alerter en cas de dysfonctionnement

• Savoir identifier et transmettre les urgences

• Respecter le secret professionnel/faire preuve de discrétion
  

SAVOIRS ETRE

• Organisation

• Disponibilité et écoute

• Aisance relationnelle

• Discrétion