Le poste d’Assistant(e) de Direction en Alternance consiste à fournir un soutien administratif et logistique aux 6 assistantes de direction gérant les membres de l’équipe dirigeante de l’entreprise.

Ce poste offre une opportunité d’apprentissage dans un environnement professionnel international et rapide. Elle vous permettra de développer des compétences en gestion de projet, administration, communication et en gestion du temps. Le poste offre également des perspectives de gestion des agendas de grands dirigeants.

Responsabilités :

1. Gestion des Voyages :

   • Effectuer les réservations de voyages et gérer la logistique associée, y compris la réservation de taxis.

2. Gestion des Achats et Moyens Généraux :

   • Créer et saisir les bons de commande (PO) ainsi que les factures dans le système Ivalua.

   • Gérer le stock de fournitures de bureau, recevoir et ranger les commandes.

   • Gérer les commandes de fournitures et de café.

3. Gestion des Services Internes :

   • Générer et gérer la création de badges pour les collaborateurs permanents et les consultants externes

   • Commander des plateaux repas et coordonner les services de catering pour les réunions et événements, créer les tickets dans notre outil JIRA pour l’installation et le nettoyage

   • Gérer les envois via DHL ou coursiers et veiller au réapprovisionnement des fournitures

   • Assurer le tri, le scan et l’envoi du courrier.

4. Gestion des Contacts et de l’Agenda :

   • Créer et mettre à jour les listes de contacts pour les membres de la direction et leurs assistants personnels (CEO, CFO, COO, CIO, GC, RH, etc.).

   • Gérer les réservations du restaurant d’entreprise « Le comptoir » dans Alicia et collecter les choix de menus pour les groupes, selon les besoins.

5. Administratif et Organisationnel :

   • Saisir les notes de frais de l’équipe dirigeante

   • Assurer l’accueil des visiteurs.

   • Mettre à jour le calendrier annuel des événements, en agençant de manière pertinente les événements de chaque direction.

6. Gestion des Ressources Humaines :

   • Commander les cartes de visite via les sites Lescure/Soregraph.

   • Planifier les rendez-vous d’intégration des nouveaux entrants.

7. Projets, Communication et Suivi :

   • Initier et Mettre à jour une liste de lieux et restaurants pour les déjeuners, dîners et événements de la direction.

   • Assurer le suivi et l’avancement des sujets abordés lors des réunions d’équipe.

   • Ponctuellement, prendre en charge un agenda de l’équipe dirigeante

Profil Recherché :

• Étudiant(e) en alternance assistant(e) de direction / BTS SAM (Support à l’Action Managériale)

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.

• Excellentes compétences en communication et en organisation.

• Aisance rédactionnelle.

• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe. « Easy to work with ». Personnalité conciliante, aimant créer du lien et mettre du liant dans ses interactions

• Une bonne maîtrise de l’anglais est indispensable (écrit et oral). Langue de travail

• Maîtrise du Pack Office. La connaissance de Ivalua, JIRA est un plus.

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