En tant que secrétaire du laboratoire des Réactifs, vous assurez les tâches de secrétariat. Vous assistez le Responsable Régional d’activité de Production de Réactifs et le Cadre Médico-Technique dans leurs fonctions.

Vous Participez au déploiement du système de management des risques et de la qualité (SMRQ) et hygiène, sécurité, environnement et développement durable (HSE-DD) du processus :

• 
  Participer à l’élaboration des procédures et modes-opératoires régissant l’activité en tenant compte des dispositions nationales existantes, saisir les mises à jour des documents selon les consignes données
• Transmettre les documents identifiés scannés aux organismes notifiés (GMED, TUV) par mail,
• Suivre les envois des notifications définitives des organismes notifiés, transmettre les documents en lien avec les libérations de lots (QO, organismes notifiés)
• Suivi de la gestion documentaire en poste

Vous participez à la vie du laboratoire, et êtes en charge de la gestion administrative, technique et logistique :

Gestion administrative: 

• Gérer et suivre les RDV pour les visites médicales
• Gérer et suivre les formations
• Saisir les OM et les notes de frais pour la RAA et la RAQ (logiciel dédié)
• Suivre les congés, saisir et suivre les absences autorisées, saisir les absences imprévisibles (HQ) saisir les tickets restaurant dans HQ
• Saisir les mises à jour des fiches de postes suite aux formations, EAE
• Gérer le suivi des habilitations sur les étapes critiques
• Participer à des groupes de travail et actions de formation

Technique : 

• Editer les Dossiers de Lot des DMDIV et PUL à fabriquer
• Scanner les documents identifiés pour la libération de lot des DMDIV et les archiver
• Relier les dossiers de lots, rapports et tout autre document à la demande, Classer et Archiver
• Participer à l’étape conditionnement quel que soit le DMDIV en appliquant les procédures en vigueur
• Suivi des enregistreurs de température destinés aux expéditions vers DOM, envoi annuel à OCPM pour maintenance ; suivi des enregistreurs fournis par QO (sauf maintenance)
• Suivi des comptes rendus des contrôles environnementaux des locaux

Logistique :

• Saisir les demandes d’enlèvement. Editer les lettre de voiture (Logiciel dédié) en cas de besoin Réaliser un suivi jusqu’à la livraison des DMDIVs
• Gérer les demandes d’enlèvements avec les Proformas associées pour les expéditions à destination des DOM (logiciel dédié)

Divers :

• Gérer les appels téléphoniques, prises de message et communiquer aux personnes concernées
• Peut être amenée à participer à la rédaction des CR de réunion de service, des revues de processus et direction selon les consignes données
• Gérer l’approvisionnement en consommables papeterie et cartouche
• Réaliser les archives annuelles (logiciel dédié)
• Peut être sollicitée pour rédiger / mettre en forme des consignes, des affiches, des mémos pour l’équipe

De formation BAC/ BAC pro secrétariat, vous justifiez d'une expérience de 2 ans sur un poste ou bien des tâches similaires.

Organisé(e), vous êtes rigoureux(se), doté de qualités relationnelles et rédactionnelles.