🎯 Et si vous deveniez le garant de la gestion administrative et financière de notre campus ?

Rejoignez l'ESG Nantes en tant que Chargé(e) de gestion administrative et financière pour un CDD de 3 mois avec possibilité de reconduction !

Facturation, achats, suivi des budgets… Vous êtes au cœur de la vie du campus et de la satisfaction de nos étudiants.

👋 L'école : L'ESG Nantes, membre du réseau Galileo Global Education, forme les futurs talents du commerce et du management.
Notre campus dynamique accueille des étudiants engagés, des enseignants passionnés et des équipes investies.

🚀 Vos missions :

1. Gestion administrative et financière B2C (formation initiale) :

• Contrôle des dossiers d'inscription : présence de tous les éléments, bon remplissage (modalités, signatures, mandat SEPA, IBAN, garant, …)

• Saisie, contrôle et mise à jour de la CRM

• Génération de la facture, contrôle de la bonne retombée dans les outils finance et envoi

• Suivi des règlements : encaissements des créances, mise en place, préparation et suivi des prélèvements,

• Suivi et recouvrement des comptes clients : relances suivant les procédures, mise à jour dans l'outil de suivi de recouvrement (MyDSO), participation aux réunions périodiques avec le/la responsable du service recouvrement du pôle

• Demande de remboursement : suivant la procédure.

​En collaboration avec la facturation B2B (contrat professionnel, formation professionnelle continue et facturation diverse) :

• Contrôle et mise à jour des données en CRM

• Collecte, contrôle de la conformité et transmission des éléments préalables à la facturation (feuilles d'émargement signées, relevés d'absence, de présence, bulletins de salaire, bons de commande, …)

• Aide au suivi des dossiers ne permettant pas la facturation (pièces manquantes, non conformes, …)

• Demande de remboursement et d'aide au permis : suivant la procédure

2. Achats et gestion fournisseurs :

• Centralisation des demandes d'achats, saisie dans le fichier de suivi et dans le SI Finance (à venir), validation et transmission aux fournisseurs et à la comptabilité

• Réception, contrôle et validation des factures fournisseurs (quantité, conformité), transmission à la comptabilité

• Gestion des contrats fournisseurs (transmission à la comptabilité)

• Suivi et contrôle des notes de frais, validation par le Directeur, transmission à la comptabilité

• Relais achat entre les services internes et la comptabilité

3. Administration générale & gestion opérationnelle des bâtiments :

• Collecte, tri et distribution du courrier arrivé

• Gestion des appels téléphoniques pour le service

• Gestion des archives administratives

• Interlocuteur direct des prestataires (ménage, sécurité, maintenance, fournitures bâtiment, interventions curatives, etc.)

• Suivi des fournisseurs et mise en œuvre des contrats pour la bonne gestion du campus.

Et de manière générale :

• Être force de proposition pour améliorer et harmoniser les process dans votre périmètre

• Maintenir une communication fluide et un excellent relationnel avec les équipes (internes, enseignants, surveillants), les étudiants, les partenaires et les équipes support du groupe

• Respecter les procédures, délais et échéances, et alerter en cas de difficultés

• Garantir la qualité de service attendue par le Groupe vis-à-vis des prospects, étudiants, parents, clients (OPCO, entreprises…), tiers

🧠 Profil recherché :

Chez Galileo Global Education, votre personnalité et votre engagement font la différence ! Vous passerez le test Access First, garantissant l'adéquation culturelle avec notre environnement.

Titulaire d'un Bac +2 vous avez une première expérience significative sur un poste similaire.

Hard Skills : :
- Bonne maîtrise de la facturation
- Excellent suivi des dossiers administratifs
- Maîtrise d'Excel
- Maîtriser les bases de la comptabilité et de la finance.
- A l'aise avec les chiffres.

Soft Skills :

- Rigoureux
- Sens des priorités
- Capacité à travailler en équipe.
- Flexibilité.
- Autonome.
- Être doté d'un bon relationnel.

💼 Conditions & avantages

Adresse : 5-7 route de la Jonelière - 44300 Nantes, France

Contrat : CDD de remplacement - 3 mois, avec possibilité de reconduction

Horaires : 35h/semaine du lundi au vendredi

Rémunération : 27 k€ brut annuel selon l'expérience et le profil

Avantages : Mutuelle, tickets restaurant, prise en charge 50 % transport ou prime mobilité, chèques vacances

#WeAreInclusive
Prêt(e) à relever le défi et à contribuer au bon fonctionnement de notre campus ?
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#rejoinslesexpertsgge