Epic recherche un.e Coordinateur.trice administratif.ve et financier.ère pour soutenir les activités du département Opérations.

Le/la Coordinateur.trice administratif.ve et financier.ère travaillera sous la direction de la Directrice administrative et financière.

Ce poste permettra au titulaire d’acquérir une expérience pratique dans les domaines de la gestion de la paie, de l’administration, de la gestion financière et du soutien au processus opérationnel de grantmaking (distribution des subventions), au sein d’une organisation à but non lucratif en évolution rapide. Par nature, Epic est une organisation multiculturelle avec des équipes basées à Londres, à Paris et à Bruxelles, avec des interventions et un réseau de donateurs internationaux ; ainsi une bonne compréhension de l’anglais (oral et écrit) est nécessaire, ainsi qu’un excellent niveau de français (oral et écrit).

Ce poste donne la possibilité de travailler avec une équipe fortement engagée dans un environnement international. Étant donné la nature polyvalente des responsabilités et la petite taille de l’équipe, les candidats devront faire preuve de rigueur, d’adaptabilité et de capacité à prendre en charge et à travailler de manière indépendante.

Epic offre un environnement de travail enrichissant et agréable avec des opportunités de croissance professionnelle et de développement de réseau. Il s’agit d’une occasion passionnante de rejoindre une organisation innovante qui place l’impact social au cœur de sa mission.

Coordination financière et suivi des subventions

●       Soutenir le processus bi-annuel de « grantmaking » d’Epic, notamment la rédaction et la diffusion des conventions de subvention et assurer la traçabilité et l’archivage de la documentation.

●       Suivre la réception des rapports financiers des organisations soutenues et vérifier leur conformité avec les exigences de reporting d’Epic.

●       Contribuer au suivi administratif des organisations soutenues, y compris la collecte et l’organisation des données et des documents.

●       Traiter les factures et maintenir des outils de suivi fiables.

●       Collecter, organiser et archiver les factures et documents comptables afin d’assurer la conformité financière et une gestion documentaire efficace.

●       Saisir les virements bancaires en l’absence du responsable.

●       Vérifier la bonne correspondance d’information entre le CRM Salesforce et la comptabilité et s’assurer que l’ensemble de la documentation justificative est bien complété et archivé.

Administration RH et Paie

●       Maintenir et mettre à jour les politiques RH, y compris l’Employee Handbook, en assurant la conformité avec le droit du travail en France et au UK.

●       Assurer la gestion administrative des contrats de travail et conventions (salariés, stagiaires, alternants, bénévoles, prestataires).

●       Gérer la paie pour la France et le UK via l’outil PayFit, en garantissant l’exactitude des données, le respect des échéances et la conformité avec les réglementations sociales et fiscales.

●       Assurer le lien avec les organismes sociaux et partenaires externes (mutuelles, Médecine du travail, organisme de formation, etc.).

●       Accompagner les managers dans les processus de recrutement et d’intégration (diffusion des questionnaires screening, préparation des documents de parcours d’onboarding, coordination logistique associée, etc.).

●       Gérer les formalités administratives liées à l’onboarding et à l’offboarding des salariés, stagiaires et bénévoles.

●       Participer à la mise en place des formations d’équipe et suivre les formations individuelles.

●       Mettre à jour les documents liés à la prévention des risques professionnels.

●       Assurer toute démarche obligatoire pour la gestion du personnel liée au droit du travail.

Gestion des opérations et administration

●       Effectuer des recherches et gérer les processus d’achat pour les biens et services administratifs.

●       Assurer la gestion des fournitures et services du bureau, en garantissant un fonctionnement opérationnel fluide.

●       Contribuer à la préparation des déclarations réglementaires auprès des autorités et partenaires institutionnels.

●       Participer à l’optimisation et à la structuration des processus administratifs et opérationnels.

Autres responsabilités

●       Apporter un soutien ponctuel à d’autres projets RH, financiers ou opérationnels.

Toute autre tâche qui pourrait lui être attribuée dans le cadre de ses fonctions.

Compétences et qualifications requises pour ce poste

●       Doit avoir le droit de travailler en France

●       Expérience démontrée dans une start-up, scale-up ou petite organisation sans but lucratif, avec la capacité d’évoluer dans un environnement international et en forte évolution.

●       Disposition dynamique, ouverte et autonome

●       Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et avec une rigueur impeccable.

●       Bonne connaissance de l’administration RH et des pratiques liées à l’emploi, idéalement dans un environnement international ou multi-pays.

●       Capacité et intérêt à travailler dans un environnement à but non lucratif et international en constante évolution

●       Excellent niveau de français et bonne compréhension de l’anglais avec une capacité à travailler dans un environnement professionnel anglophone. Veuillez noter qu’une partie du processus d’entretien se déroulera en anglais.

●       Maîtrise de la suite Google, de la suite Microsoft. Une expérience pratique avec un CRM est souhaitable.

●       Minimum de 4 ans d’expérience professionnelle pertinente.

●       Questionnaire de screening

●       Premier entretien avec un membre de l’équipe Opérations

●       Test écrit

●       Entretien avec la Directrice administrative et financière

●       Entretien avec la Chief Operating Officer

●       Entretien avec le Président

Pour postuler :

Merci de soumettre votre candidature via la plateforme Welcome to the Jungle, incluant votre CV, et une lettre de motivation expliquant votre intérêt pour le poste et votre expérience pertinente.Les candidatures soumises sans lettre de motivation ne seront pas étudiées.

Les candidatures seront étudiées au fil de l’eau ; seuls les candidats correspondant aux critères du poste seront contactés. Epic se réserve le droit de clôturer l’offre une fois le poste pourvu**.**

Epic s’engage à garantir l’égalité des chances en matière d’emploi. Nous recrutons en fonction du mérite, et tous les candidats seront considérés pour cette offre indépendamment de l’âge, du handicap, de l’identité de genre, de l’état civil, de la grossesse, de l’origine ethnique, de la religion, du sexe ou de l’orientation sexuelle. Chez Epic, nous recherchons des individus partageant notre passion pour ce que nous faisons, apportant des parcours, des perspectives et des expériences diverses pour avoir un impact positif collectif.

Si vous avez besoin d’aide pour votre candidature ou pour vous préparer à un entretien pour l’un de nos postes vacants, n’hésitez pas à nous contacter. Nous nous engageons à vous offrir une expérience positive et confortable.