Epic recherche un(e) chargé(e) administratif(ve) et financier(ère) pour soutenir les activités du département Opérations.

Le/la chargé(e) administratif(ve) et financier(ère) travaillera sous la direction de la Directrice Administrative et Financière en soutien aux projets opérationnels transversaux et internationaux. Ce poste lui permettra d’acquérir de l’expérience pratique dans les domaines de l’administration, de la comptabilité, des contrats, des ressources humaines et de la gouvernance au sein d’une organisation à but non-lucratif. Etant donné la nature internationale d’Epic, un excellent niveau à l’oral et à l’écrit en français et anglais est nécessaire.

Le/la candidat(e) sera amené(e) à travailler dans une équipe engagée dans un environnement international fort. S’agissant d’un poste polyvalent dans une structure en pleine évolution, le/la candidat(e) devra également faire preuve de souplesse, d’adaptabilité, de responsabilité et d’indépendance.

Epic propose un environnement de travail très agréable ainsi que des belles opportunités d’épanouissement professionnel et de développement d’un réseau de contacts. Il s’agit d’une belle opportunité pour rejoindre une organisation innovante qui place l’impact social au cœur de son action.

Responsabilités

●       Rédiger et gérer des contrats et des conventions de stage

●       Aider à gérer le processus bi-annuel de grantmaking chez Epic, y compris mais non limité à la rédaction des conventions pour les organisations du portefeuille d’Epic, la gestion du processus de distribution, de signature et d’archivage et le suivi des virements

●       Gérer le onboarding et offboarding administratif des salariés, des stagiaires et des bénévoles

●       Mener les consultations pour l’achat des biens et des services administratifs

●       Aider les équipes pour leurs réservations de déplacements professionnels

●       Aider à la préparation et à la vérification des notes de frais au besoin

●       Préparer les factures et les appels de fonds

●       Assurer le suivi des engagements contractuels et autre

●       Collecter, organiser et archiver des factures et d’autres pièces comptables et maintenir un tracker des règlements

●       Assister pour  la préparation des dossiers de réunions du Conseil d’administration et toute autre entité de gouvernance

●       Assister dans la préparation du reporting en interne et en externe au besoin

●       Mener des recherches et aider à la rédaction des politiques internes

●       Aider avec la gestion administrative et financière des organisations dans le portefeuille d’Epic, y compris mais non limité à la collecte du data, l’archivage et le reporting

●       Organiser des réunions d’équipe et d’autres événements en interne

●       Assurer les commandes de fournitures et de services et maintenir une liste d’inventaire

●       Gérer ou aider à la gestion des déclarations et reportings aux autorités, aux donateurs, etc.

●       Toute autre tâche qui pourrait lui être attribuée dans le cadre de ses fonctions.

Paramètres du contrat

●       Poste basé à Paris, France ou à Londres, UK

●       Contrat à durée indéterminée (CDI)

●       25 jours de congés payés annuels, plus la fermeture annuelle des bureaux entre Noël et le Jour de l’An

●       Fourchette de salaire : €34-38k bruts annuels

●       Poste à pourvoir dès que possible

Compétences et qualifications requises pour ce poste

●       Avoir le droit de travailler en France ou au Royaume-Uni

●       De tempérament dynamique, ouvert et autonome, le/la candidat(e) sait faire preuve de rigueur, d’organisation, de persévérance et de polyvalence

●       Capacité et intérêt démontrés à travailler dans un environnement à but non-lucratif et international en évolution permanente

●       Excellent niveau d’anglais et de français (à l’oral et à l’écrit). A noter que les entretiens seront faits en anglais et en français.

●       Très bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel) et de la Suite Google

●       Expérience professionnelle requise : 3 ans minimum

●       Niveau d’éducation minimum : BTS ou 2 années d’études post baccalauréat

●       Expérience avec Salesforce (ou d’autres CRMs) souhaitable mais pas indispensable.

Pour postuler : Envoyer un CV et lettre de motivation à [hr@epic.foundation]

Les candidatures sans lettre de motivation et/ou pas envoyées à [hr@epic.foundation] ne seront pas considérées. Les candidatures seront étudiées régulièrement ; uniquement les candidats qui répondent à nos critères seront contactés.